چگونه مشکلِ تاخیر نیروهای انسانی را مدیریت کنیم؟

چه باید کرد؟

10 نکته کلیدی برای حل مشکل

هنگامی که یکی از نیروهای شما به‌طور دایمی و عادت شده، با رسیدنِ به‌موقع، مشکل دارد، قبل از هر چیز همه زوایا و زمینه‌هایی  که مشکل از آن سرچشمه گرفته است را شناسایی کنید. به وضوح نشان بدهید که مدیریت نسبت به پدیدۀ نامطلوبِ تاخیر در ورود نیروها به محلِ کار، به عنوان یک مشکل سطحی و موردی نگاه نمی‌کند و نسبت بدان بی توجه نیست. بکوشید تا در زمان منطقی، نتیجه بررسی‌های خود را به طرح اقدام تبدیل کنید و همه نیروهای انسانی را از آن مطلع کنید تا از ایجاد فرهنگ بی‌توجهی به رفتارِ حرفه‌ای جلوگیری کرده باشید. به هر حال یادتان باشد که تأخیر گاه به گاه و ناخواسته که برای اکثر کارکنان و حتی خودتان رُخ می‌دهد را از تأخیر غیرمعمول و عادت شده، جدا کنید. طرحِ اقدام خود را از کارمند یا کارکنانی که به تاخیر عادت کرده‌اند شروع کنید و حساسیت لازم را نشان دهید.

به جز این قواعد کلی که بر اساس منطق رفتار سازمانی به عنوان یک رشته علمی به دست آمده است، 10 ایده که می‌تواند به‌شکل موردی، به حل مشکل تاخیر در ورود یک کارمند کمک کند را برای شما تنظیم کرده و در اینجا به ترتیب زیر، ارایه می‌دهم.

1 _ به وضعیت، با دقت رسیدگی کنید

وقتی متوجه الگوی تاخیر شُدید، منتظرِ صحبت با کارمند نباشید. هرچه زودتر رسیدگی به وضعیت او را شروع کنید، بیشتر نشان داده‌اید که این نوع رفتار، در محل کار، غیرقابل قبول است. در این صورت به کارمندِ مورد نظر و البته به دیگران، نشان داده‌اید که چنین اقداماتی در سازمان پذیرفتنی نیست و باید هر چه زودتر متوقف شود.

2 _ انتظارات سازمان را روشن کنید

وقتی با فردی که به دیر آمدن عادت کرده است صحبت می‌کنید به وضوح و بدون تعارف‌های مرسوم در سازمان‌های بخش عمومی، اعلام کنید که انتظار دارید در آینده چه رفتاری از او را مشاهده کنید. از زبانی استفاده کنید که دقیقاً توضیح دهد که به‌موقع بودن برای شما و سازمان چه معنایی دارد. در جلسه، اطلاعات و آمار دقیقی که از بررسی‌های خود به‌دست آورده‌اید را ارایه دهید. برای مثال به او نشان دهید که ظرف 3 ماه گذشته، چه قدر تاخیر داشته است و در مجموع، چه میزان از قانون سرپیچی کرده است. از به کار بردن اصطلاحات مبهم یا واژه‌پردازی‌هایِ انتزاعی، که می‌تواند منجر به سوء تفاهم یا سوء استفاده شود، خودداری کنید.

3 _ به قوانین و مقررات انضباطی اشاره کنید

از مقرراتِ موجود برای تشریحِ قوانین انضباطی استفاده کنید: از جمله مقرراتِ مربوط به زمان شروع روز کاری و غیرقانونی بودن تاخیرهای مستمر در ورود را به‌صورت مکتوب در اختیارِ او قرار دهید تا تبدیل به یک سند شود. حتماً مراحل انضباطی که در مورد چنین کارکنانی طی خواهد شد را در سند ذکر کنید.

4 _ به حریم خصوصی کارمند احترام بگذارید

اگرچه دانستنِ دلیل تاخیر، می‌تواند در تصمیم شما موثر باشد، نیازی نیست به فرد فشار بیاورید که دلیل تاخیر خود را افشا کند. هنگامی که به‌صورت خصوصی با کارمند ملاقات می‌کنید، می‌توانید از او دعوت کنید که اگر لازم می‌داند، دلیل تاخیر خود را به شما اعلام کنند. در این صورت باید به آنها اطمینان بدهید که اطلاعات خصوصیِ آنها، نزد شما محرمانه باقی خواهد ماند. به کارمند اعلام کنید که دانستن دلیلِ تاخیر، حتی اگر از نظر خودشان منطقی و موجه باشد، تاثیری در لزوم مراعات مقررات انضباطی سازمان در مورد زمانِ ورود، نخواهد داشت.

5 _ برای اصلاح رفتار، با هم نتیجه بگیرید

پس از جلسه، وقتی انتظارات سازمان از کارمند برای اصلاح رفتار او را بیان، و پیامدهای ادامۀ تاخیر در ورود به محل کار را اعلام کردید، کارمند را دعوت کنید تا برنامه خود برای اصلاح رفتار را در اختیار شما قرار دهد. برنامه را با دقت ببینید و به او بازخورد بدهید و ایده‌هایی را ارایه دهید تا به او کمک کند تا ضمن مراعات مقررات سازمان، انتظارات خود را برآورده کند.

6 _ کارمند را به‌طور منظم نظارت و تشویق کنید

نظارت و پشتیبانی منظم شما می‌تواند به کارمندی که با تاخیر وارد می‌شود کمک کند تا بر عادت ناهنجارِ خود غلبه کند. پیگیری برنامه، و نشان دادن اینکه به اصلاح رفتار او اهمیت می‌دهید بهترین راه برای جلوگیری از بروز مواردِ بعدی است. در مسیرِ اجرای برنامۀ اصلاحی، تشویق‌کننده و حمایت‌گر باشید و در عین حال همچنان بر اهمیتِ به‌موقع بودن و پیشرفت وی تاکید کنید. اگر متوجه تغییر رفتار شُدید، او را تحسین کنید. بهتر است به محضِ مشاهدۀ تغییر در رفتار، از کارمند تعریف کنید.

7 _ مکالمات و تعاملات را مستند کنید

این ایده خوبی است که تمام تعاملات بین خود و کارمندی که با او در گفتگو برای اصلاح رفتار بوده‌اید را ثبت و مستند کنید. مستندات نشان خواهد داد که هیچ‌گونه ارتباط نادرست یا تهدیدآمیزی وجود نداشته است. به جای تکیه بر حافظه، جمع‌بندی مکتوب درباره گفتگوهایتان داشته باشید و نسخه‌ای از آن را در اختیار کارمند قرار دهید. حتی به‌جا است مراحلی که برای شناسایی و اصلاح مشکل داشته‌اید، به علاوۀ تغییرات مثبتی که رفته رفته در رفتار کارمند مشاهده کرده‌اید را مستند کنید، تا در بایگانیِ کارگزینی حفظ شود و وسیله‌ای برای مدیریت دانش و استفاده‌های بعدی مدیران باشد.

8 _ جلسات کاری را برای آغازِ روز برنامه‌ریزی کنید

جلساتی که صبح زودتر، یا همزمان با آغازِ روز کاری شروع می‌شوند، به کارمند مورد نظر انگیزه می‌دهد تا برای به‌موقع رسیدن، تمرین کند. جلسات ابتدای روز، برای کارمندِ مورد نظر و بقیه کارکنان، فضایی مثبت و سازنده ایجاد می‌کند که اهمیتِ وقت را درک کند. اگر نیازی به برگزاری جلسه در هر روز کاری نیست یا شما آمادگی انجام آن را برایِ هر روزِ کاریِ هفته ندارید، انتخابِ اولِ صبحِ شنبه یا صبح چهارشنبه، برای تمرینِ ارزش زمان و اهمیتِ حضورِ به‌موقع، بسیار موثر خواهد بود.

9 _ وقت‌شناسی را با ارزیابیِ عملکرد ادغام کنید

در خصوصِ نیروهای انسانی که برای رسیدن به‌موقع سرِ کار مشکل دارند، «وقت‌شناسی» را یکی از معیارهایی در نظر بگیرید که در ارزیابیِ عملکرد آنها مورد تاکیدِ شما است. این روش را فقط برای ارزیابی عملکرد سالانه در نظر نگیرید، بلکه در مورد ارزیابی‌های فصلی یا ماهانه هم استفاده کنید زیرا مشکل تاخیر باید به سرعت کنترل شود.

10 _ یک برنامه کاری منعطف در نظر بگیرید

سرانجام به عنوان آخرین ایده، اگر خط مشی سازمان اجازه می‌دهد تا برنامۀ کاریِ روزانه، انعطاف‌پذیر باشد، انعطاف‌پذیری در ساعتِ ورود را گزینه‌ای برای کارکنان اثربخش‌تان که در مدت محدودی و به دلیل قانع‌کننده‌ای ناگزیرند تا دیرتر از زمان قانونی، در محلِ کار حاضر شوند، در نظر بگیرید. برای مثال اجازه دهید 15 دقیقه دیرتر برسند اما از آن طرف، 15 دقیقه بیشتر کار کنند. این تصمیم در صورتی که ممکن باشد، می‌تواند احترام و درک متقابل ایجاد کند. با این حال، اگر برنامۀ انعطاف پذیری مانند این را به یک کارمند اجازه بدهید، آماده باشید که به‌زودی اجازۀ آن را به بقیۀ کارکنان هم بدهید!