چگونه میتوانیم از علم آیندهپژوهی، برای ساختن آینده خود استفاده کنیم؟
شاید شما هم کارکنانی دارید که نیروهای ضعیفی ارزیابی نمیشوند اما با یک مشکل دایمی رو به رو هستند؛ «تاخیر در ورود به محلِ کار»! شما به خوبی میدانید، با کارکنانی که از عملکرد آنها راضی نیستید آسانتر میتوانید برخورد کنید چون همیشه یک راه حل، به عنوان آخرین کاری که میتوانید در رابطه با آنها انجام دهید وجود دارد و آن قرار دادنِ آنها در مسیر ترک شغل است. اما شما به سادگی نمیتوانید نیروی اثربخشِ خود را به دلیل یک رفتار نادرست مانند تاخیر در ورود به محل کار، برکنار کنید: چون به آنها و عملکردشان در شرکت نیاز دارید. بههمین دلیل همه توانایی خود را بهکار میگیرید تا درمانی برای این رفتار ناهنجار او پیدا و مشکلاش را مدیریت کنید.
«پردیس توسعه انسانی» در این مقاله، نتیجه مطالعات خود درباره راهحلهای کاربردی برای کارکنانی که عادت کردهاند دیر به محل کار وارد شوند را ارایه میدهد. ما اینجا ایدهها و راههایی را پیشنهاد دادهایم که شما به فراخور ویژگیهای هر یک از نیروهای انسانی خود که با مشکل تاخیر در ورود، رو به رو هستند، میتوانید از این اطلاعات پایه کمک بگیرید و راه حل کاربردی ویژۀ هر کارمندی را بهصورت جداگانه و منحصربهفرد طراحی و اجرا کنید. در این راه ما را همراه خود بدانید. در ضمن شما میتوانید مقاله دیگری که برای راهنماییِ کارکنانی که همیشه با تاخیر به محل کارشان میرسند، را مطالعه کنید تا از زاویه نگاه آنان نیز به روش اصلاح رفتار نیروهای خود نگاه کنید.
وقتی یک کارمند دیر سر کار میآید، ممکن است دلیل موجهی وجود داشته باشد. با این حال، اگر این رفتار تکرار شود و ادامه یابد، این مسئولیت مدیر است که در مورد موضوع تأمل کند و راه حلی برای مشکل تاخیر او بیابد.
اگرچه بیشتر کارکنان برای انجام وظایف روزانه خود تلاش میکنند که به موقع به محلِ کار برسند، اما اتفاقهای پیشبینی نشده؛ اشتباه در تخمینِ زمان؛ یا مسایل شخصی؛ همیشه بهعنوان دلایلِ تأخیر مطرح است. این موارد همیشه اتفاق نمیافتد و تا زمانی که فکر میکنید تاخیر چنین افرادی به عادت تبدیل نشده است مشکلی برای شما ایجاد نمیکند. تا پیش از اطمینان از تکرار بیش از حد تاخیر توسط یک کارمند، بهتر است انعطافپذیر باقی بمانید اما گوشزدهای لازم را به او داشته باشید.
زمانی که تاخیر به عادت تبدیل شود، به مشکل تبدیل میشود و این زمانی است که باید دست به کار شوید. در اینجا باید بگوییم که بین شرکتهای خصوصی و دستگاههای دولتی تفاوتهای اساسی از نظر قدرت و اختیار مدیر برای مداخله وجود دارد. معمولاً مدیران سازمانهای دولتی که تامین حقوق نیروهای انسانی بر عهده آنان نیست، چرتکه خود را روشن نمیکنند تا آثار مخرب این رفتار بر بهرهوری را اندازهگیری کنند. اما هر مدیری میداند که تأخیر در ورود به طور مستقیم بر بهرهوری شرکت یا سازمان اثر میگذارد و الگوی منفیای برای سایر نیروها است. یک کارمند که به مدت یک هفته هر روز 10 دقیقه دیرتر در سازمان حاضر میشود، تقریباً 60 دقیقه از زمان کار خود را از دست میدهد. اگر منصفانه نگاه کنیم، سازمان برای این زمان به او حقوق میدهد در حالی که در ازای آن چیزی دریافت نمیکند. اگر دیر رسیدن بعضی کارکنان کنترل نشود، سایر نیروها ممکن است گمان کنند که این رفتار برای سازمان و مدیریتِ آن قابل قبول است و بینظمی گسترش پیدا کند. بدترین وضعیت وقتی پیش میآید که آن دسته از نیروهایی که همیشه به موقع در محل کار حاضر میشوند، از بهموقع حاضر شدنِ خود، احساس ناامیدی یا دلسردی کنند.
هنگامی که یکی از نیروهای شما بهطور دایمی و عادت شده، با رسیدنِ بهموقع، مشکل دارد، قبل از هر چیز همه زوایا و زمینههایی که مشکل از آن سرچشمه گرفته است را شناسایی کنید. به وضوح نشان بدهید که مدیریت نسبت به پدیدۀ نامطلوبِ تاخیر در ورود نیروها به محلِ کار، به عنوان یک مشکل سطحی و موردی نگاه نمیکند و نسبت بدان بی توجه نیست. بکوشید تا در زمان منطقی، نتیجه بررسیهای خود را به طرح اقدام تبدیل کنید و همه نیروهای انسانی را از آن مطلع کنید تا از ایجاد فرهنگ بیتوجهی به رفتارِ حرفهای جلوگیری کرده باشید. به هر حال یادتان باشد که تأخیر گاه به گاه و ناخواسته که برای اکثر کارکنان و حتی خودتان رُخ میدهد را از تأخیر غیرمعمول و عادت شده، جدا کنید. طرحِ اقدام خود را از کارمند یا کارکنانی که به تاخیر عادت کردهاند شروع کنید و حساسیت لازم را نشان دهید.
به جز این قواعد کلی که بر اساس منطق رفتار سازمانی به عنوان یک رشته علمی به دست آمده است، 10 ایده که میتواند بهشکل موردی، به حل مشکل تاخیر در ورود یک کارمند کمک کند را برای شما تنظیم کرده و در اینجا به ترتیب زیر، ارایه میدهم.
وقتی متوجه الگوی تاخیر شُدید، منتظرِ صحبت با کارمند نباشید. هرچه زودتر رسیدگی به وضعیت او را شروع کنید، بیشتر نشان دادهاید که این نوع رفتار، در محل کار، غیرقابل قبول است. در این صورت به کارمندِ مورد نظر و البته به دیگران، نشان دادهاید که چنین اقداماتی در سازمان پذیرفتنی نیست و باید هر چه زودتر متوقف شود.
وقتی با فردی که به دیر آمدن عادت کرده است صحبت میکنید به وضوح و بدون تعارفهای مرسوم در سازمانهای بخش عمومی، اعلام کنید که انتظار دارید در آینده چه رفتاری از او را مشاهده کنید. از زبانی استفاده کنید که دقیقاً توضیح دهد که بهموقع بودن برای شما و سازمان چه معنایی دارد. در جلسه، اطلاعات و آمار دقیقی که از بررسیهای خود بهدست آوردهاید را ارایه دهید. برای مثال به او نشان دهید که ظرف 3 ماه گذشته، چه قدر تاخیر داشته است و در مجموع، چه میزان از قانون سرپیچی کرده است. از به کار بردن اصطلاحات مبهم یا واژهپردازیهایِ انتزاعی، که میتواند منجر به سوء تفاهم یا سوء استفاده شود، خودداری کنید.
از مقرراتِ موجود برای تشریحِ قوانین انضباطی استفاده کنید: از جمله مقرراتِ مربوط به زمان شروع روز کاری و غیرقانونی بودن تاخیرهای مستمر در ورود را بهصورت مکتوب در اختیارِ او قرار دهید تا تبدیل به یک سند شود. حتماً مراحل انضباطی که در مورد چنین کارکنانی طی خواهد شد را در سند ذکر کنید.
اگرچه دانستنِ دلیل تاخیر، میتواند در تصمیم شما موثر باشد، نیازی نیست به فرد فشار بیاورید که دلیل تاخیر خود را افشا کند. هنگامی که بهصورت خصوصی با کارمند ملاقات میکنید، میتوانید از او دعوت کنید که اگر لازم میداند، دلیل تاخیر خود را به شما اعلام کنند. در این صورت باید به آنها اطمینان بدهید که اطلاعات خصوصیِ آنها، نزد شما محرمانه باقی خواهد ماند. به کارمند اعلام کنید که دانستن دلیلِ تاخیر، حتی اگر از نظر خودشان منطقی و موجه باشد، تاثیری در لزوم مراعات مقررات انضباطی سازمان در مورد زمانِ ورود، نخواهد داشت.
پس از جلسه، وقتی انتظارات سازمان از کارمند برای اصلاح رفتار او را بیان، و پیامدهای ادامۀ تاخیر در ورود به محل کار را اعلام کردید، کارمند را دعوت کنید تا برنامه خود برای اصلاح رفتار را در اختیار شما قرار دهد. برنامه را با دقت ببینید و به او بازخورد بدهید و ایدههایی را ارایه دهید تا به او کمک کند تا ضمن مراعات مقررات سازمان، انتظارات خود را برآورده کند.
نظارت و پشتیبانی منظم شما میتواند به کارمندی که با تاخیر وارد میشود کمک کند تا بر عادت ناهنجارِ خود غلبه کند. پیگیری برنامه، و نشان دادن اینکه به اصلاح رفتار او اهمیت میدهید بهترین راه برای جلوگیری از بروز مواردِ بعدی است. در مسیرِ اجرای برنامۀ اصلاحی، تشویقکننده و حمایتگر باشید و در عین حال همچنان بر اهمیتِ بهموقع بودن و پیشرفت وی تاکید کنید. اگر متوجه تغییر رفتار شُدید، او را تحسین کنید. بهتر است به محضِ مشاهدۀ تغییر در رفتار، از کارمند تعریف کنید.
این ایده خوبی است که تمام تعاملات بین خود و کارمندی که با او در گفتگو برای اصلاح رفتار بودهاید را ثبت و مستند کنید. مستندات نشان خواهد داد که هیچگونه ارتباط نادرست یا تهدیدآمیزی وجود نداشته است. به جای تکیه بر حافظه، جمعبندی مکتوب درباره گفتگوهایتان داشته باشید و نسخهای از آن را در اختیار کارمند قرار دهید. حتی بهجا است مراحلی که برای شناسایی و اصلاح مشکل داشتهاید، به علاوۀ تغییرات مثبتی که رفته رفته در رفتار کارمند مشاهده کردهاید را مستند کنید، تا در بایگانیِ کارگزینی حفظ شود و وسیلهای برای مدیریت دانش و استفادههای بعدی مدیران باشد.
جلساتی که صبح زودتر، یا همزمان با آغازِ روز کاری شروع میشوند، به کارمند مورد نظر انگیزه میدهد تا برای بهموقع رسیدن، تمرین کند. جلسات ابتدای روز، برای کارمندِ مورد نظر و بقیه کارکنان، فضایی مثبت و سازنده ایجاد میکند که اهمیتِ وقت را درک کند. اگر نیازی به برگزاری جلسه در هر روز کاری نیست یا شما آمادگی انجام آن را برایِ هر روزِ کاریِ هفته ندارید، انتخابِ اولِ صبحِ شنبه یا صبح چهارشنبه، برای تمرینِ ارزش زمان و اهمیتِ حضورِ بهموقع، بسیار موثر خواهد بود.
در خصوصِ نیروهای انسانی که برای رسیدن بهموقع سرِ کار مشکل دارند، «وقتشناسی» را یکی از معیارهایی در نظر بگیرید که در ارزیابیِ عملکرد آنها مورد تاکیدِ شما است. این روش را فقط برای ارزیابی عملکرد سالانه در نظر نگیرید، بلکه در مورد ارزیابیهای فصلی یا ماهانه هم استفاده کنید زیرا مشکل تاخیر باید به سرعت کنترل شود.
سرانجام به عنوان آخرین ایده، اگر خط مشی سازمان اجازه میدهد تا برنامۀ کاریِ روزانه، انعطافپذیر باشد، انعطافپذیری در ساعتِ ورود را گزینهای برای کارکنان اثربخشتان که در مدت محدودی و به دلیل قانعکنندهای ناگزیرند تا دیرتر از زمان قانونی، در محلِ کار حاضر شوند، در نظر بگیرید. برای مثال اجازه دهید 15 دقیقه دیرتر برسند اما از آن طرف، 15 دقیقه بیشتر کار کنند. این تصمیم در صورتی که ممکن باشد، میتواند احترام و درک متقابل ایجاد کند. با این حال، اگر برنامۀ انعطاف پذیری مانند این را به یک کارمند اجازه بدهید، آماده باشید که بهزودی اجازۀ آن را به بقیۀ کارکنان هم بدهید!
در اینجا هم فراتر از موضوع کنترل کارمند یا کارکنانی که همیشه با تاخیر در محل کار حاضر میشوند، 3 پیشنهاد جدی برای شما دارم که توجه به آنها، با اطمینان میتواند نظارت موثرِ شما را بر رفتار نیروهای انسانی را بهتر و اثربخشتر کند.
1 _ انتظارات و ضربالاجلهای روشنی را تعیین کنید: مطمئن شوید که کارکنان شما میدانند که از آنها در چه مهلت زمانی، چه انتظاری میرود؟ ضربالاجلهای واقعبینانه، کارکنان را نسبت به اهمیت زمان حساس میکند و در حضور بهموقعِ آنها در محل سازمان، نقش موثری خواهد داشت.
2 _ با نیروهای انسانی خود، بهطور منظم ارتباط برقرار کنید: ارتباط منظم با کارکنان به شما کمک میکند تا رفتار و پیشرفت آنها را ملاحظه و مشکلات احتمالی مانند تاخیر در ورود هر یک از آنها را بهسرعت شناسایی کنید.
3 _ به نیروهای انسانیِ خود اعتماد کنید: مدیریتِ ضعیف، بهرهوریِ نیروی انسانی را کاهش میدهد و انگیزه آنان را برای پیشرفت و حتی اصلاح رفتار از بین میبرد. اعتماد به نیروهای انسانی، از ویژگیهای مدیران توانمند است. شاید گاهی لازم باشد به کارکنانِ خود که از ظرفیت و بلوغِ سازمانیِ کافی برخوردار هستند، آزادیِ عمل نسبی بدهید تا احساس ارزشمندی و احترام در آنان تقویت شود. گاهی میتوانید فرض کنید دلیلِ تاخیرهای نیروی انسانی کارآمدِ شما، نوعی اعتراض به نحوه مدیریت شما است که در آن ارزشمندی و احترامِ متقابل دیده نمیشود!
برای دریافت اطلاعات بیشتر یا مشورت با متخصصانِ رفتار سازمانی، با «پردیس توسعه انسانی» در تماس باشید.