هشدارها را جدی بگیرید

هشدار زرد

اگر در خبرها دقت کرده باشید گاهی از سوی هواشناسی اعلام هشدارهایی می‌شود که مردم را نسبت به یک خطر احتمالی آماده و هشیار نگه دارد. هشدار زرد رنگ به معنای این است که پدیده‌ای جوی رخ خواهد داد که ممکن است در سفرها و انجام کارهایِ روزمره، اختلالاتی را ایجاد کند. این هشدار با این هدف صادر می‌شود که بتوانید آمادگی لازم برای مواجهه با پدیده‌ای جوی که از حالت معمول، کمی شدت بیشتری دارد را داشته باشید.

وقتی هوا آرام است و نشانه‌ای از وضعیت جوی ناخوشایند مشاهده نمی‌شود شما به فکر ارتقا و بهبود عملکرد نیروهای انسانی هستید و در اولین گام متوجه می‌شوید که باید میزان یا اندازه‌ای از عملکرد هر فرد را در اختیار داشته باشید تا بر آن اساس بدانید که کدام وظایف نیاز به بهبود دارند؟ در اینجا رتبه‌بندی به کارتان می‌آید زیرا:

• رتبه‌بندی از طریقِ تخصیص یک مقدار عددی ساده به عملکرد نیروها انجام می‌شود و نتیجه آن باعث می‌شود که مدیر در یک نگاه به راحتی متوجه شود که کدام کارکنان، می‌توانند نقش الگو را بازی کنند و کدام کارکنان نیازمندِ راهنمایی و مشاوره برای بهبود عملکرد خود هستند؟
• رتبه‌بندیِ عملکرد کارکنان به شما اجازه می‌دهد تا نیروهای خود را از نظر کیفیت و میزانِ عملکردشان بشناسید؛ همچنین زمینه‌هایی را نشان می‌دهد که نیاز به بهبود دارند.
• رتبه‌بندی نشان می‌دهد که مدیران در مورد عملکرد کارکنان جدی هستند و به فعالیت و دلسوزی آنها، ارزش می‌دهند.
• رتبه‌بندی فرصتی برای تمجید از کارکنان متعهد و پر کار فراهم می‌کند که بیشتر و بیشتر فعالیت کنند، و آنها را تشویق می‌کند که به همان ترتیب، ادامه دهند.

رتبه‌بندی مشکلاتی دارد که هنوز هم بروز و اثرگذاری آنها در ارزیابی از عملکرد کارکنان، دردسرساز است. برای مثال مشکل اصلی رتبه‌بندی عملکرد کارکنان این است که آنها تا حد زیادی ذهنی و مستعد سوگیری‌های متعدد هستند. وقتی حدس بزنید که سوگیری وجود دارد و اکثریت کارکنان نیز از نتایج رتبه‌بندی خود خشنود نباشند، بدان معنی است که آن رتبه‌بندی از اعتبار و قابلیت اطمینان کافی برخوردار نیست.

وضعیت زرد برای «آگاهی» است. به طور طبیعی امتیازات رتبه‌بندی، هر مدیری را ترغیب می‌کند که از آن برای ارزیابی عملکرد کارکنان خود استفاده کند. اما اگر در مراحل طراحی و اجرای رتبه‌بندی دقت کافی صورت نگیرد، ممکن است وضعیت جوّ سازمانی تهدیدآمیز شود و به وضعیت نارنجی تغییر کند.

هشدار نارنجی

مراقب آثار منفی بی‌دقتی در رتبه‌بندی کارکنان باشید! استفاده از رتبه‌بندی عملکرد کارکنان بدون شک داغ‌ترین موضوع بحث در محافل مدیریت عملکرد در حال حاضر است. آیا باید از یک رتبه‌بندی عملکرد کلی به عنوان بخشی از بررسی یا ارزیابی کارکنان خود استفاده شود یا برای مشاغل خاص، رتبه‌بندی‌های خاص ایجاد شوند؟

اکثر سازمان‌ها می‌خواهند آسان‌ترین و کم هزینه‌ترین روش‌ها را برای رتبه‌بندی عملکرد کارکنان در اختیار داشته باشند اما آنها از آسیب‌ها و خطراتی که کم‌توجهی به رتبه‌بندی کارکنان دارد، بی‌اطلاع هستند. در سطح جهانی، 77 درصد از سازمان‌ها از رتبه‌بندی عملکرد کارکنان استفاده می‌کنند اما با این همه گستردگی، در حال حاضر واکنش‌های شدیدی علیه عملکرد رتبه‌بندی وجود دارد.

گاهی پیش آمده است که مدیران در «پردیس توسعه انسانی»، از ما می‌پرسند: مشکل رتبه‌بندی چیست؟ مسئله از چه چیزی ناشی می‌شود؟ چرا رتبه‌بندی می‌تواند وضعیت جوّ سازمانی را تخریب کند؟ آنها می‌گویند: رتبه‌بندی لازمه اطلاع ما از کیفیت و کمیت عملکرد کارکنان است، و اطلاع ما از عملکرد آنان، لازمه اقدام برای بهبود و ارتقا است. در این صورت آیا می‌‎توانیم به رتبه‌بندی کارکنان بی‌تفاوت باشیم؟

پاسخ به آنان آسان نیست چون آنها به‌جز دلیل و برهان، نیاز به مصداق و شاهد هم دارند. خطایی که آنان اغلب مرتکب می‌شوند آن‌قدر آشکار و آثار مخرب آن پیدا است که نیازی به رفتن به راه دور برای یافتن و ارایه دلیل منطقی نداریم. بر اساس علم سازمان و مدیریت، رتبه‌بندی کارکنان بر حسب عملکرد، نباید برای مقایسه کارکنان با یکدیگر مورد استفاده قرار گیرد. در حقیقت از نتایج ارزیابی عملکرد باید به‌منظور کمک به مدیران برای شناسایی کارکنانی که عملکرد بهتر و یا ضعیف‌تری دارند استفاده کرد؛ اما همیشه چنین نیست که عملکرد بهتر یا بدتر ناشی از ضعف فنی، دانشی، یا مهارتی نیروها باشد که شما خواسته باشید از آن برای آموزش و بهسازی آنها با هدف بهبود عملکردشان کمک بگیرید. بسیاری از کارکنان در یک مقطع زمانی از شغل خود احساس نارضایتی می‌کنند. برخی از کارکنان، شغل خود را برای فرصت‌های بهتر ترک می‌کنند، در حالی که برخی دیگر ترجیح می‌دهند حتی اگر ناراضی هستند در شغل کنونی خود بمانند.

کارکنان ناراضی می‌توانند بر سازمان خود تأثیر منفی بگذارند زیرا آنها معمولاً انگیزه ندارند؛ عملکرد ضعیفی دارند؛ و نگرش‌های منفی آنان بر سایر همکاران‌شان تاثیر می‌گذارد. مدیرانی که برای درک دلایل نارضایتی شغلی وقت می‌گذارند، اغلب می‌توانند دلیل نارضایتی را مطالعه کنند؛ و راه‌حل‌های مناسبی برای تبدیلِ کارکنان ناراضی، به نیروهای انسانیِ باانگیزه پیدا کنند. البته مدیران باید برای بهبود روحیه کارکنان خود آمادگی داشته باشند. ایجاد و حفظ آمادگی برای توجه به روحیه کارکنان و داشتن اراده و همت برای ارتقای آن، یکی از بهترین تصمیمات و اقدامات مدیران خردورز برای بهبود عملکرد، بدون نیاز به تحریک نیروها از طریق رتبه‌بندی آنها است. به عبارت دیگر، این آمادگی‌ها که شاید تاکنون تجربه آن را در سازمان خود داشته‌اید، به معنی نیاز به رتبه‌بندی نیست. اگر ضعف نسبی عملکرد کارکنان‌تان ناشی از نیاز آنها به توانمندشدن بر حسبِ دانش، مهارت، توانایی نباشد و شما دست به رتبه‌بندی زده باشید، بیهوده‌ترین و کم‌فایده‌ترین کار دنیا را انجام داده‌اید.

علاوه بر توجه به رضایت شغلی، به‌عنوان راه بهبود عملکرد بدون نیاز به رتبه‌بندی، شما می‌توانید از یک ابزار نام‌آشنا و قدیمی هم استفاده کنید که دیگر نیازی به مراجعه به رتبه‌بندی نداشته باشید. آیا می‌دانید که می‌توانید بدون کمترین آسیبب، عملکرد کارکنان خود را از طریق بازخورد به‌جا و اصولی بهبود دهید؟ از نگاه محققان، «رتبه‌بندی»، حتی می‌تواند مانع از دریافت بازخورد کیفی هم بشود.

در هواشناسی، هشدار نارنجی پیش‌بینی می‌کند که پدیده‌ای جوی اثرات منفی به دنبال داشته باشد و خسارت‌های احتمالی را سبب شود. هشدار نارنجی برای آماده‌باش سازمان‌های مسئول برای مقابله با یک پدیده خسارت‌زا صادر می‌شود. حواستان باشد با انجام بی‌موقع رتبه‌بندی، سازمان خود که در حال حاضر مشغول فعالیت است و شما دلیلی برای دستکاری فوری در نظام آموزش و بهسازی منابع انسانی آن با هدف بهبود عملکرد نمی‌بینید را بیهوده وارد وضعیتی تهدید آمیز نکنید. در اینجا به شما پیشنهاد دادیم که اگر خواهان بهبود عملکرد هستید می‌توانید از دو راه وارد شوید: 1) توجه به رضایت شغلی کارکنان؛ و 2) توجه به بازخورد.