مسئولیت مدیران برای آموزش سازمانی

همه گنج‌های افسانه‌ای در «بازخورد مثبت» خوابیده است

«بازخورد» فقط یک واژه و کارکرد معمولی برای کارهای روزانه نیست، شاید تعجب کنید که بدانید «بازخورد»، یکی از ابزارهای خوب توانمندساز است.

به نیروهای انسانی به‌طور پیوسته و منظم بازخورد بدهید تا به آنها کمک کنید تا به کمک بازخورد چشم‌انداز خویش را ایجاد و حفظ کنند. کارکنان باید نگرش مثبت خود را نسبت به کار، سازمان، و مدیریت تقویت کنند. برای اینکه در این راه به نیروهای انسانی خود کمک کنید، کارهای زیر را انجام دهید:

1. فهرستی از موفقیت‌های نیروهای انسانی تهیه کنید؛ مثبت دیدن به کارکنان کمک می‌کند تا آنها باور کنند می‌توانند بر مشکلات کار فایق بیایند؛
2. همه نیروهای انسانی را در ارایه بازخورد به یکدیگر تشویق کنید. بازخورد را به یک جریانِ فرهنگی و اجتماعی در سازمان تبدیل کنید. برای این کار، مشوق‌ها را نادیده نگیرید؛
3. به آنها بگویید که آنها باید اطلاعات کامل داشته باشند تا به کمک آن «تصویر بزرگ» را ببیننند. «تصویر بزرگ»، همان نگاه جامع و کلان به کار، سازمان، و دیگران است؛
4. تاکید کنید که هدف‌تان از بازخورد، سرزنش نیست. اجازه ندهید آنها هم حتی یک درصد بخواهند دیگران را سرزنش کنند. این کار انرژی زیادی هدر می‌دهد و انگیزه‌های زیادی را نابود می‌کند؛
5. نگذارید ارایه بازخورد به تعویق بیفتد: نه خودتان از این کار طفره بروید و نه اجازه بدهید که دیگران آن را به تاخیر بیندازند. برای ارایه بازخورد می‌توانید مهلت تعیین کنید و در مجموع، رهنمودهای روشن داشته باشید؛
6. به نیروهای انسانی کمک کنید تا کار را به‌طور کلی نبینند. برای آنکه بازخورد موثرتر باشد، کمک کنید تا کار را به گام‌ها و مراحل آن بشکنند و برای هر مرحله بازخورد بدهند؛
7. از نیروها بخواهید تا به موقعیت‌های سازمانی که در آن قرار گرفته‌اند، ارزش‌گذاری مثبت یا منفی داشته باشند؛
8. یادمان نرود که بازخورد یک ابزار بی‌نظیر برای یادگیری است: وقتی خودمان یا هر نیرویی دست از یادگیری بر می‌داریم در واقع شروع کرده‌ایم به آب رفتن و کوچک شدن!

به‌علاوه همه اینها به کارکنان خود یاد بدهید که همیشه به فکر بازخورد دادن به دیگران نباشند: گاهی هم به خودشان بازخورد بدهند. آدم‌ها همه در برابر بازخورد یک واکنش ندارند. برخی خیلی نازک نارنجی هستند و برخی آرام و معتدل‌اند و بازخوردِ دیگران را وقتی درست باشد، راحت‌تر می‌پذیرند. شاید در ابتدا بعضی از نیروها، عصبانی شوند و حتی داد و فریاد راه بیندازند و به شما شکوه و گلایه کنند. البته راهِ اصلی برای اینکه این اتفاق‌ها نیفتد این است که پیش از هر اقدامی، آموزش‌های مقدماتی، به همه نیروها درباره بازخورد صحیح داده شود و نگرش مثبتی نسبت به آن ایجاد شده باشد. با وجودِ این، «بازخورد به خود»، این دردسرها را ندارد؛ آدم‌ها بر سر خودشان، کمتر فریاد می‌کشند!

پس از بازخوردهای مثبتی که به یک فرد می‌دهید انتظار می‌رود که او را برای تقویت و تلاش بیشتر مورد تشویق قرار دهید. تشویق و ستایش کارها و زحمات یک کارمند یکی از بهترین پاداش‌ها است. البته این بدان معنا نیست که فقط به ستایش و تحسین بسنده کنید: بقیه پاداش‌ها نباید نادیده گرفته شوند. این کار دیگران را نیز به کارِ بهتر تشویق می‌کند.  وقتی کسی را برتر اعلام می‌کنید با فرض اینکه او بهترین عملکرد را داشته است، در حقیقت در حال وضع و ساختنِ یک استاندارد هستید و از این طریق به دیگران می‌گویید: مثل این کار کنید!

چند نکته کلیدی که برای این کار باید در نظر داشته باشید:

1. با دقت تمام اعلام کنید تنها با مقیاسِ «عملکرد» است که یک کارمند می‌تواند نشان دهد، وجودش به نفع سازمان است؛
2. وقتی با معیارهای دقیق عملکردِ کسی را برتر دانستید، ستایشِ او را مختصر کنید تا با ستودن یک نفر، سایر کارکنان را شرمنده نکنید؛
3. مودبانه به فردی که تشویق می‌شود اجازه ندهید همراه با تعارف، بگوید: “کاری نکردم که!” به او بفهمانید به خاطر کاری که کرده است، شایسته تقدیر است، نه کاری که نکرده است!
4. هنگامِ تشویق، در لحن و رفتار خود، صمیمی و صادق باشید؛
5. به صورتِ کلی نگویید که: “کار تو عالیه”! این کافی نیست. اگر بخواهید از تشویق ناشی از بازخورد بیشترین استفاده را داشته باشید، دقیقاً بگویید که کدام قسمت از کارش قابل ستایش بوده است؟؛
6. ستایش را می‎‌توانید فردی انجام دهید؛ اما اگر کار گروهی یا تیمیِ قابل تحسینی انجام شده است، آن وقت تیم را تشویق کنید؛
7. خوب فکر کنید تا بر اساس موقعیت سازمانی؛ ارزشی که کار فرد داشته است؛ جوّ گروه؛ و سایر متغیرها، تصمیم بگیرید که می‌خواهید تشویق را در جمع یا به‌صورت خصوصی انجام دهید.