مدیران و درس‌هایی برای نوروز

هر سال مناسبت‌های فرهنگی زیادی در کشور وجود دارد که سازمان‌ها تحت تاثیر آن قرار می‌گیرند. این مناسبت‌ها، طی قرن‌ها تکرار، و امروز به یک رسم و امر متعارف تبدیل شده‌اند. از جمله این مناسبت‌ها تعطیلات نوروزی است.

ضمن گرامیداشت مناسبت‌های فرهنگی، ما به عنوان مدیر، باید از آنها به عنوان وسیله‌ای برای به ثمر نشستنِ هدف‌های سازمان خود نگاه کنیم. در این مقاله، برخی نکاتی که شاید در تجربه‌های قبلی مدیریتی شما در نظر گرفته نشده‌ باشند، را بررسی می‌کنیم. از نظر «پردیس توسعه انسانی» مرور این نکات حتی اگر گمان می‌برید قبلاً تجربه‌هایی در این زمینه داشته‌اید بی فایده نخواهد بود.

آنچه در این مقاله می‌خوانید:

دوباره به نقش خود بیندیشیم

چگونه می‌توانید از نوروز، فرصتی برای تغییر بسازید؟

خانه‌تکانی از خودتان را نشان بدهید

شکوفه‌زدنی شوید

تدبیرهای ویژه نوروزی داشته باشید

باهم‌آموخته‌های پردیسانه

دوباره به نقش خود بیندیشیم

ما در کشوری با فرهنگ‌های مختلف زندگی می‌کنیم. تنوع فرهنگی، امتیاز بزرگی برای سازمان‌ها محسوب می‌شود که اگر مدیران این امتیاز را به دقت شناسایی و به نحو مطلوب از آن بهره‌برداری کنند، نتایج خوبی به دست خواهند آورد. پیش از هر تصمیمی، درباره نقش و وظایفِ خود بیندیشید. آیا وظیفه خود می‌دانید که به بهره‌مندی بهتر از نوروز برای به پیش راندنِ سازمان، توجه کنید و نتیجه‌های متفاوتی بگیرید؟ آیا فکر می‌کنید وظیفه مدیر، فقط انجام وظیفه طبق شرح خدمات است یا می‌تواند با خلاقیت و نوآوری، کارهای خلاقانه و کارکردهای موثرتری داشته باشد؟ آیا نوروز و تعطیلاتِ آن را عامل مثبت یا منفی در رابطه با برنامه‌های سالانه سازمان ارزیابی می‌کنید؟ اگر پاسخ شما منفی است، چه نقشی برای خود در نظر می‌گیرید تا از تاثیر منفی آن بکاهید و اگر آن را مثبت ارزیابی می‌کنید چگونه می‌توانید بر زوایای اثر آن بیفزایید؟ برای یافتن پاسخ‌های مناسب به این سوالات، این مقاله را تا پایان بخوانید.

چگونه می‌توانید از نوروز، فرصتی برای تغییر بسازید؟

در سازمان‌های کشور ما، توجه کمی به استفاده از مناسبت‌ها، برای ارتقای وضعیت سازمانی و بهبود عملکرد کارکنان می‌شود. برای این کار منتظر بخشنامه و دستور وزارتخانه، یا هیئت مدیره شرکت نباشید. شما ایده خودتان را خلق و از آن برای بهبود اوضاع سازمان استفاده کنید. اطمینان داشته باشید که اگر به درایت اندیشیده باشید و به دقت عمل کرده باشید، مدیران بالادست و کارکنان، از تصمیم شما استقبال خواهند کرد. به طور طبیعی در اینجا هم می‌توانستید پیش از نوروز از کارکنان خود مشورت و همفکری بخواهید اما اگر در هفته‌هایِ پایانی سال، این کار را نکرده‌اید، هنوز دیر نیست. حالا که کارکنان به محیط کار برگشته‌اند و احتمالا دوست دارند، با پدیده تازه‌ای رو‌به‌رو شوند، دست به کار شوید و از آنها ایده‌هایی برای «تغییر» بخواهید. چه ایده‌هایی می‌تواند برای کارکنان شما جذاب باشد؟ ده‌ها ایده وجود دارند که می‌توانند به‌صورت «بهترین»-«بدترین» تغییرات تنظیم شوند که درکی از ایدال‌ها یا مطلوب‌ها، و تصویری از نامطلوب‌ها ارایه دهند؛ برخی از آنها را مثال می‌زنم:

بهترین روش آراستگی محیط کار شما و سایر همکاران‌تان، در سال نو، کدام است؟
بهترین روش چیدمان اتاق‌های سازمان، کدام است؟
اگر در سال نو، بودجه کافی برای رنگ‌آمیزی دیوار راهروهای سازمان را داشته باشیم، بهترین رنگ کدام است؟
اگر برای رنگ‌آمیزی اتاق‌های کار نیروهای انسانی، بودجه کافی تامین شود، بهترین رنگ کدام است؟
برای اینکه محیط کارمان شاداب تر و برای کار، کمتر خسته کننده باشد، بهترین راه چیست؟
در ورودی ساختمان، بدترین چیزهای ناراحت کننده کدام است؟
در فضای بیرونی و در نمای سازمان، بدترین چیزهای ناراحت کننده کدام است؟
بهترین ترکیب یا سازماندهی نیروهای انسانی در فضاهای فیزیکی کنونی سازمان، در سال نو کدام است؟
برای بهبود نورپردازی اتاق‌های کار، با توجه به واقعیت‌های مالی و امکانات سازمان، بهترین کارهایی که می‌توانیم در سال جدید داشته باشیم، کدام است؟
برای برگزاری مناسبت‌های فرهنگی و اجتماعی سازمان، در سال نو، بهترین تصمیمات کدام است؟
بهترین روش برنامه‌ریزی و اجرای جلسات سازمان، کدام است؟
بدترین سبک نگارش نامه اداری، که در سال گذشته نمونه آن را دریافت کردید، کدام بود؟
در سال نو، چگونه به بهترین شکل ممکن، همکاران را برای مشارکت در تصمیم‌گیری ترغیب کنیم؟
بهترین روش جلب همکاری نیروهای انسانی سازمان ما برای کوشش بیشتر در دستیابی به نتایج بهتر در سال نو کدام است؟
بدترین تصمیم برای بدتر کردن حال نیروهای انسانی که روحیه خوبی برای کار ندارند چیست؟
بهترین تصمیم برای بهتر کردن حال نیروهای انسانی که روحیه و انگیزه کافی برای کار ندارند چیست؟
بهترین روش بالا بردن مزیت رقابتی سازمان در سال نو چیست؟
در سال گذشته، در بسیاری زمینه‌ها موفق و در برخی موارد ناموفق بودیم. بدترین تصمیمی که در سال نو می‌توانیم برای جبران شکست‌هایمان داشته باشیم چیست؟
در سال گذشته، در بسیاری زمینه‌ها موفق و در برخی موارد ناموفق بودیم. بهترین تصمیمی که در سال نو می‌توانیم برای افزایش موفقیت‌هایمان داشته باشیم چیست؟
بهترین روش برای اطمینان از اولویت‌بندی فعالیت‌هایمان در سال نو چیست؟

روشن است که هر ایده، باید مبتنی بر دلیل و منطق باشد و واقعیت‌های سازمان را در نظر بگیرد. برای ایده‌ها وقت بگذارید و درباره آن بیندیشید. در صورت لزوم، ایده‌پردازها را دعوت کنید و از آنها بخواهید تا در حضور شما یا یکی از مسئولانی که مشخص کرده‌اید، ایده‌شان را با توجه به نظرات تکمیلی شما اصلاح و برای اجرا، تبدیل به یک طرح عملیاتی کنند. در این مرحله نقشۀ اجرایِ طرحِ آنها را داشته باشید تا وقتی که صرف این کار شده است به هدر نرود و نیروها، از اینکه می‌بیننند ایده‌شان تا این اندازه برای مدیرانِ سازمان اهمیت دارد، خشنود و برانگیخته شوند.

خانه‌تکانی از خودتان را نشان بدهید

هیچ مدیری در هیچ جای دنیا نیست که در تصمیمات و اقدامات خود خطا نداشته باشد. با در نظر گرفتن این گزاره، مدیران را به دو دسته: «آنها که خطا نمی‌کنند» و «آنها که خطا می‌کنند»، تقسیم نکنید. اگر خواسته باشید در این موضوع تقسیم‌بندی دقیقی داشته باشید آنها را بر روی پیوستار به «مدیرانی که خطاهای زیاد و بزرگ دارند» و «مدیرانی که خطاهای کم و کوچک دارند»، تقسیم کنید.

در تعطیلات نوروزی به خودتان نگاه کنید و عملکردتان را بی‌طرفانه، در آینۀ انصاف ببینید. اگر توانسته باشید این کار را با موفقیت انجام داده باشید لابد مواردی را پیدا می‌کنید که در تصمیمات و اقدامات سال گذشته، خطاهایی داشته‌اید. درباره خطاها فکر کنید و دلیل شکل گرفتنِ آنها را در موقعیت، ارزیابی کنید و ببینید می‌توانسته‌اید چه تصمیمی بگیرید تا آن خطا را مرتکب نشوید یا از شدت آن بکاهید؟ اگر در ارزیابی عملکرد سال گذشته به این نتیجه رسیده‌اید که هیچ خطایی نداشته‌اید، باید یا به میزان دقت و انصاف خود در ارزیابی، یا به سبکِ مدیریت خود شک کنید.

بر اساس منطق علم مدیریت، این یک تصمیم درست است اگر پس از تعطیلات نوروز، همکارانِ مورد اعتماد سازمان را دعوت کنید تا ارزیابی نوروزانه از عملکردتان را بشنوند. بعد از این، با توجه به نظرات آنان، ارزیابی از خودتان را تکمیل و یا اصلاح کنید. به احترام خودتان از کسانی دعوت کنید که در میان دیگران به عنوان نیروهای منصف و بالغ شناخته می‌شوند که نان را به نرخ روز نمی‌خورند و با شهامت، و در ضمن، با ادب نظر می‌دهند. نحوه بیان و صداقت پیدا در کلامِ شما هم می‌تواند به دعوت شدگان امنیت کافی برای اظهار نظر صادقانه و بی‌تعارف را بدهد. اگر جوّ سازمان را مناسب می‌دانید، نتیجه خانه‌تکانی در سبک مدیریت‌تان را به بهترین روش ممکن، مثلا در یک جلسۀ کاری که در اوایل سال برگزار خواهد شد، به اطلاع دیگران برسانید.

این بهترین خانه‌تکانی مدیران برای سازمان شان است: از آنجا که شما الگو و سرمشق دیگران هستید، پس از آن می توانید از همه نیروهای کلیدی سازمان بخواهید که به کار مشابهی دست بزنند. خانه‌تکانی، رسم نیک ایرانیان برای زدودن خانه از گرد و غبار، اضافه‌ها، و دورریزها است. همه انسان‌ها و بیش از همه مدیران، باید این نیکی را در خود و رفتارها و کردارهای خود، به اجرا در آورند. اگر هر سال، رفتار و اخلاق اجتماعی خود را با این هدف، خانه‌تکانی کنیم، بدون شک، انسان بهتری برای خود و در نتیجه مدیر بهتری برای سازمان‌مان خواهیم بود.

شکوفه‌زدنی شوید

وقتی بزرگتر می‌شویم، گویا تغییر و رشد برای ما دشوارتر می‌شود. این سن نیست که در ما میل به یکنواختی ایجاد می‌کند، این ما هستیم که از مقطع زمانیِ معینی در طول عمر، گمان می‌بریم نیازی به رشد و تغییر نداریم!

به روشی که می‌تواند از هر فرد به دیگری تفاوت داشته باشد، می‌توان تغییر را با یک طرح و نقشه معین شروع کرد. اینجا هم نه باید تعلل و تاخیر کرد و نه هیجان زده شد و بدون تامل و تدبیر، تغییری را با شتاب، شروع، و نیمه کاره، رها نمود. با این قاعده شروع کنید که بهار است و شاخِ خشکِ درختان نیز، بر و بار تازه می‌دهند و با جریان آفرینش همراه می‌شوند. این قاعدۀ پوسیدۀ زمستانی را کنار بگذارید که: «از من گذشته است»! برای نو شدن حتماً نباید به این نتیجه رسید که در دوره‌های رشد و توانمندسازی شرکت کنیم، یا مدرک تحصیلی جدیدی دریافت کنیم. ده‌ها راه برای تغییر و رشد وجود دارد که بعضی از آن‌ها به‌طور مستقیم و بعضی به‌طور غیرمستقیم به کار و سازمان مرتبط است. کافی است بدانید نقطه‌ ضعف‌ها یا نقاط قابلِ بهبود رفتار و عملکردِ من چیست و برای جبران یا تکمیلِ آن دست به کار شد.

تغییر را مخفی نکنید. آن را به عنوان یک امتیاز مدیرِ امروزی در فرهنگ ایرانی، معرفی کنید و با افتخار درباره آن صحبت کنید و تصمیم خود برای تغییر را در اولین دیدارها یا جلسات پس از نوروز به کارکنان خود و به مدیران بالادستی اعلام کنید. اعلام حساب شده این تصمیم، به دیگران پیام‌های مثبتِ موثری مخابره می‌کند؛ شجاعت شما را نشان می‌دهد؛ و انگیزه تغییر را در آنها نیز بیدار می‌کند. ضمن اینکه نشان می‌دهد، مثل بسیاری دیگر از همقطاران خود، فقط حرف نمی‌زنید و وعده بی‌هوده نمی‌دهید بلکه برای رشد، کمرِ همت بسته‌اید و وارد میدان شده‌اید.

تدبیرهای ویژه نوروزی داشته باشید

حالا تعطیلات نوروزی تمام شده است و همه پشت میزهای خود نشسته‌اند و مشغول کار هستند. اما این نشستن با نشستن 2 یا 3 ماه پیش تفاوت دارد! تعطیلات، برخی از کارکنان را کم انگیزه یا به اصطلاح، «تنبل» کرده است! یا در آنها رخوتی به‌وجود آورده است که تا برطرف شدن آن و برگشتن به شرایط عادی نیاز به مهلت، و همراهی دارند. بسیاری از افراد دوست دارند تا مدتی، برای همکاران خود، با هیجان، درباره کیفیتِ تعطیلاتی که داشته‌اند، برنامه‌های تلویزیونی، مسافرت و ماجراهای آن، هدایایی که دریافت کرده‌اند یا داده‌اند، مسابقات ورزشی که دیده‌اند، و ده‌ها موضوع جذاب دیگر صحبت کنند. شکی نیست که این وضعیت نباید ادامه داشته باشد یا در آن افراط مشاهده شود اما بی‌توجهی مطلق، و رفتار سخت‌گیرانه در مواجهه با آن نیز منجر به نتیجه دلخواه شما نمی‌شود. بهتر از همه این است که منطقی باشید و درباره بهترین تصمیم‌ها برای هر یک از رفتارها و یا هر کدام از کارکنان‌تان بیندیشید. من این تجربه را دارم که در حدود اختیارات خود، در یکی یا بیش از یکی از 5 روز اول پس از تعطیلات نوروزی، به کارکنانی که ماموریت خاصی برای آن ساعت در آن روزها نداشتند اجازه دادم که کمی زودتر سازمان را ترک کنند. دلیلِ آن روشن بود؛ حضور برخی افراد در بعضی زمان‌ها، تاثیری در پیامدهای کار و در دستاوردهای سایر همکاران نداشت و چه بسا حضور آنان در عملکرد بهینه دیگران نیز اختلال ایجاد می‌کرد. این زمان که می‎‌تواند یک تا دو ساعت از 8 ساعتِ یک روز کاری باشد، به بنیانِ کار لطمه نمی‌زند اما به کارکنان این پیام را می‌دهد که درک شده‌اند و مشمول آن پاداش کوچک قرار گرفته‌اند.

اگر کارکنان، مطابق با قاعده و دلیل روشن، سال نوی پس از تعطیلات نوروزی را با حس بهتر و با حال خوش شروع کنند، تاثیر آن چون مزۀ شیرین و منحصر به فرد یکی از شیرینی‌های خانگی ایام نوروز، تا مدت‌ها در ذهن و بر زبان آنان جاری خواهد بود.

باهم‌آموخته‌های پردیسانه

نوروز به پایان رسیده است اما استفاده از زیبایی‌های آن برای ادامه سال می‌تواند در نظر مدیران باشد. درس‌هایی که می‌توانیم از نوروز برای کار و سازمان خود بگیریم متعدد و فراوان‌اند اما این 3 درس را از «پردیس توسعه انسانی» به‌ یادگار داشته باشید:

1- تغییر کنید، و فرایندها و کارهای کهنه و کم اثر را تغییر دهید.

2- در اندیشه و در عمل نشان بدهید که سال نو شده است و برنامه‌ها و کارهایی که مدت‌ها مترصد آن بوده‌اید تا تغییر کنند، روال نو شدن و تغییر را شروع کرد‌ه‌اند.

3- به کارکنان، توجه ویژه نشان دهید، انتظارات جدید خود در سال نو را روشن و عملیاتی به آنها اعلام کنید و ضرورت تلاش از سوی آنها برای دستیابی به نتیجه را مورد تاکید قرار دهید. اعلام کنید که در کنار کوشش آنان، پشتیبانی و اراده شما نیز برای تغییر، در جریان خواهد بود.