روابط انسانی _ کلید موفقیت مدیران

«روابط انسانی» در چه زمینه­ هایی به مدیران کمک می ­کند؟

در زیرمجموعه «روابط انسانی» موضوعات مختلفی مورد مطالعه قرار می گیرد. ما ادعا نمی­کنیم که شما به عنوان مدیر یا نیروی انسانی می­توانید به کمک قواعد روابط انسانی، همه مسایل رفتاری و انسانی سازمان را برطرف کنید. حقیقتی که همه ما دریافته ایم، این است که در رفتار فردی و بین فردی افراد ویژگی­ها و ظرایفی وجود دارد که اجازه نمی­دهد واکنش­های آنها هنگام رو به رو شدن با یک موقعیت سازمانی قابل پیش­بینی باشد.

بیایید با هم مروری بر مهم­ترین زمینه­ها و موضوعات روابط انسانی داشته باشیم که برای درک و آشنایی یا روابط انسانی اهمیت دارد.

زمینه یکم. ارتباطات سازمانی: منظور از ارتباطات در محیط سازمان، کلیه ابزار و وسایل ارتباطی، خواه رسمی یا غیررسمی برای انتقال اطلاعات در مسیرها و مجــاری مختلف ســازمانی است. زنــدگی ما بـدون وجود ارتباطات ممکن و قابل تــداوم نیست. ما از طریق ارتباطات نیازها و مقصودهای خود را اعلام می­کنیم؛ بازخورد می­گیریم؛ نظر می­دهیم و هدف­های خود را تعقیب می­کنیم.

ارتباطات بر انگیزش هر یک از ما، خواه به عنوان مدیر یا یکی از منابع انسانی سازمان تاثیر می­گذارد؛ به منزله منبع اطلاعات یا حامل اطلاعات عمل می­کند؛ به اجتماعی شدن رفتار ما کمک می­کند؛ و موجب وحدت رویه و عمل در سازمان می­شود.

در سازمان، ارتباطات به ما کمک می­کند تا:

1. در شبکه پیچیده روابط، جایگاه سازمانی خود را شکل بدهیم؛
2. وظایف مرتبط با نقش سازمانی خود را ایفا کنیم؛
3. خواست­ها و انتظارات دیگران را بدانیم و به آنها واکنش نشان بدهیم؛ و
4. زمینه رشد حرفه­ای بر اساس تجربیات ناشی از ارتباط با همکاران و سایر مراجع خارج از سازمان را فراهم کنیم.

آیا ارتباطات به جز کمک به مدیران و منابع انسانی، چه کمکی می­تواند به سازمان­ها داشته باشد؟ به طور خلاصه ارتباطات در سه زمینه زیر به سازمان کمک می­کند:

1. معرفی و ابلاغ وظایف به افراد و واحدها و نظارت بر نتایج عملکرد؛
2. استقرار نظام سلسله مراتب سازمانی مبتنی بر توزیع قدرت در لایه­های مختلف سازمان؛ و
3. ساخت و اصلاح فرهنگ سازمانی.

همان طور که پیش از این گفتیم مدیر از طریق ارتباطات، شبکه روابط انسانی را می­سازد و برای تحقق هدف­های سازمان با اعضا تعامل برقرار می­کند. در سطح گسترده، مدیران از طریق ارتباطات، منابع را از خارج از سازمان دریافت و محصولات خود را به آن باز می­گردانند. ارتباطات اثربخش شرط شکل­گیری، تداوم و بقای سازمان­ شما را تضمین می کند.

زمینه دوم. ادراک: ادراک، فرایندی عقلانی است که از طریق آن محرک­های حسی به اطلاعات معنی­دار تبدیل می­شود. به کمک ادراک به محیط اطراف خود معنی و این کار را با درگیر شدن در مشاهده، دریافت، گزینش، سازماندهی، و تفسیر محیط انجام می­دهیم.

ادراک به اقدام یا عمل می­انجامد؛ یعنی ما بر حسب ادراک­ خود دست به عمل می­زنیم. شکل ساده زیر این رابطه را به ما نشان می­دهد:

فرایند ادراک از فهم ما درباره محیط و پدیده­های وابسته بدان سرچشمه می­گیرد. وقتی ما بر اساس ادراک خود به جهان می­نگریم، تصویری خودساخته از واقعیت را عرضه می­کنیم که چه بسا با واقعیت از نگاه دیگران یکسان نباشد. خطاهای ادراکی از همین نقطه آغاز می­شوند و بر تصمیمات و اقدامات ما اثر می­گذارند. به سخن دیگر بین دنیایی که ما ادراک می­کنیم و دنیایی که در واقعیت وجود دارد فاصله­ای هست که می­تواند منشا خطاهای جدی در زندگی شخصی و سازمانی شود. کلیدی­ترین موقعیتی که چنین خطاهایی اثر خود را نشان می­دهند، در فرایند تصمیم­گیری مدیران است.  

سوم. انگیزش: ما چرا دست به کار یا کاری می­زنیم؟ چرا دست از کاری بر می­داریم؟ عامل و سوخت فعالیت­های ما در زندگی چیست؟

انگیزش پدیده­ای درونی و دلیل دست زدن ما به کاری یا دست شستن از آن است. ریشه این اصطلاح در لاتین به معنای حرکت است. انگیزش عبارت است از نیاز درونی انسان به تحقق چیزهایی که برای او ارزش دارد. همه فعالیت­های بشر ناشی از حرکت برای رفع نیازی است که تحقق آن رضایت بخش یا کمال آفرین می­باشد. انگیزش فرایندی به هم پیوسته است که با احساس نیاز یا احساس محرومیت شروع و باعث بروز رفتار نیل به هدف است. توالی این فرایند می­تواند منجر به ارضای نیاز شود.    

تاکنون به تفاوت انگیزش و انگیزه توجه کرده­اید؟ در حالی که «انگیزه» موجب تشویق و تحریک فرد به انجام یک کار یا رفتار می­شود انگیزش انعکاس یک خواست کلی است. برای مثال شاید انگیزه یکی از کارکنان برای کار، پول باشد که در این صورت می­توان عملکرد سازمانی او را با این ابزار برانگیخت. ضمن اینکه نتیجه مطالعات زیادی نشان داده است که پول ابزاری برای برانگیختن است اما تنها عامل انگیزشی نیست.

اگر مدیر باشید و خواسته باشید تا اثربخش رفتار کنید باید به انگیزش نیروها به منزله یک الزام برای موفقیت خود و سازمان­تان توجه کنید. در سازمان­ها، انگیزش بر استمرار تولید و سود سازمان موثر است و نبودِ آن موجب کم کاری، پایین آمدن سطح بهره­وری نیروی انسانی، و بالا رفتن میزان ضایعات و خسارت­ها می­شود. بدون انگیزش، کسی دست به کاری نمی­زند تا بخواهیم درباره مفید بودن یا نبودن کار او صحبت کنیم!

چهارم. تصمیم­گیری: تصمیم­گیری اقدام پیچیده و شگفت آوری است که در میان موجودات زنده، فقط از انسان سر می­زند زیرا اتخاذ یک تصمیم، مستلزم طی شدن چندین مرحله فعالیت ذهنی و شناختی به صورت ارادی است.

تصمیم گیری یک فرایند شناختی است که طی آن فرد به روش منطقی از میان گزینه­های مختلف که در دسترس وی قرار دارد دست به انتخاب می­زند و این انتخاب مبتنی بر ارزش­ها، ترجیح­ها و عقاید تصمیم گیرنده است.

در محیط سازمانی، فرایند تصمیم­گیری مجموعه گام­های به هم مرتبطی را شامل می­شود که مدیران باید برای حل مسایل درونی و بیرونی طی کنند. گام­ها به طور خلاصه عبارتند از:

1. تعریف مسئله و حدود آن
2. جمع­آوری اطلاعات و داده­های مورد نیاز بر حول مسئله
3. پیدا کردن گزینه­های حل مسئله و مشخص کردن وزن آنها
4. برگزیدن بهترین گزینه
5. طراحی برای اقداماتی که به حل مسئله خواهد انجامید
6. اقدام و پی­گیری و نظارت بر آن

پنجم. تعارض سازمانی: در زندگی شخصی خود از اصطلاح تعارض و تضاد به وفور استفاده می کنیم اما کاربرد آن در سازمان معنی و کارکرد متفاوتی دارد.

تعارض سازمانی وضعیتی است که به دلیل برخورد و تضاد نیازها، ارزش­ها و منافع بین افراد در زندگی و یا در محیط کار مشترک رخ می­دهد. همه ما در زندگی موقعیت­هایی را تجربه کرده­ایم که به دلیل برخورد اجتناب ناپذیر بین منافع و ارزش­ها، تعارض ایجاد شده است. بروز تعارض در جریان زندگی انسان­ها، در اجتماعات و سازمان­ها، امری طبیعی اما نظارت بر آن به منظور کاستن از خسارت و آسیب­ها، وظیفه مدیران است. تعارض همیشه بین افراد رخ نمی­دهد بلکه در بسیاری موارد شاهد تعارض بین گروه­ها، واحدهای سازمانی، و حتی سازمان­ها با یکدیگر هستیم.

شناسایی زمینه­های بروز تعارض و یافتن راهی برای کنترل و کاهش ­آسیب­های ناشی از آن، یکی از محورهای مورد علاقه دانشمندان رفتار سازمانی است. ارتباطات، ادراک، تفاوت­های فردی، تصمیم­گیری، و تعارض به عنوان مبانی رفتار فردی در سازمان­ها دارای کاربردهای وسیعی است که برای اطلاع از آن می­توایند به منابع معتبر مراجعه کنید.