برنامه‌ریزی رشد حرفه‌ای کارکنان

مدیران و کارشناسان آموزش و توسعه منابع انسانی را به خوبی درک می‌کنیم: آنها یکی از دشوارترین وظایف را در سازمان‌ها به عهده دارند در حالی که از نگاه بسیاری از کارکنان و مدیران، این دشواری درک و باور نمی‌شود. کارشناسان آموزش و توسعه، باید همیشه دغدغه «اثربخشی برنامه‌ها» را داشته باشند زیرا باید با اطمینان به مدیران ارشد گزارش کنند که برنامه‌های آموزشی سازمان، به اندازۀ مورد انتظار، «اثربخش» است.

«پردیس توسعه انسانی» می‌کوشد تا کلیدی‌ترین موضوعاتِ مورد نیاز برای مدیران و کارشناسان آموزش و بهسازی سازمان‌ها را انتخاب و مقالات و درس‌های «پردیس» را بر اساس آن نیازها، تهیه کند. یکی از مراحل مهم در تهیه آموزش‌های اثربخش، برنامه‌ریزی آموزش‌ سازمانی و بهسازی منابع انسانی است که به دلیل پیچیدگی و تخصصی بودن، همیشه درباره آن ابهام و سوالاتی وجود دارد.

این مقاله، به «برنامه‌ریزیِ رشد حرفه‌ایِ کارکنان» می‌پردازد تا 5 مولفه مهم که باید در برنامه‌ریزی برای رشد حرفه‌ای کارکنان، مورد نظر قرار بگیرد را معرفی کند. این 5 مولفه، که بر اساس مطالعات جدید و معتبر شناسایی شده‌اند به شما برای دستیابی به برنامۀ اثربخشِ رشد حرفه‌ایِ منابع انسانی سازمان‌تان، کمک خواهد کرد.

آنچه در این مقاله می‌خوانید:

پنج مولفه مهم در برنامه‌ریزی رشد حرفه‌ای، کدامند؟

_ جو سازمانی

_ مشارکت

_ پشتیبانی

_ شفافیت

_ نظارت

باهم‌آموخته‌های پردیسانه

پنج مولفه مهم در برنامه‌ریزی رشد حرفه‌ای، کدامند؟

برنامه‌ریزی رشد حرفه‌ای (professional development planning)، یک مهارت تخصصی است که انجام آن نیازمند تمرکز و ملاحظات وسیع نسبت به همه ابعاد و مولفه‌های مرتبط است. این مولفه‌ها، در ویژگی‌های برنامه طراحی شده رشد حرفه‌ای و در دستاوردهای آن نقش اثرگذار مستقیم و غیرمستقیم دارد. مولفه‌هایی که از نظر پردیس توسعه انسانی در این رابطه بیشترین نقش را بازی می‌کنند عبارتند از: «جو سازمانی»، «مشارکت»، «پشتیبانی»، «شفافیت»، و «نظارت».

مولفه یکم _ جوّ سازمانی

اینکه شما چه برداشتی از «رشد حرفه‌ای » دارید در این مقاله مورد بررسی قرار نمی‌گیرد اما اینکه آیا به رابطه رشد حرفه‌ای با مولفه مهمی مانند جوّ سازمانی توجه دارید برای ما اهمیت دارد. شما چه برداشت و تعریفی از اصطلاحِ جو سازمانی دارید؟ آیا پیش از این نامِ آن را شنیده‌ بودید؟

رشد حرفه‌ای به‌طور مستقیم با جو سازمانی (organizational climate) رابطه دارد. جو سازمانی عبارت است از «ادراکِ پایدارِ کارکنان از محیط و فرهنگ کار سازمانی‌شان»: این ادراک یک شبه ایجاد نمی‌شود و یک باره هم از بین نمی‌رود. ادراک فرد درباره سازمان باید مستمر و پایدار باشد و نمی‌تواند دستخوش تغییرات فصلی و جابه‌جایی‌هایِ مدیریتی شود. ادراکی که منابع انسانی درباره جو سازمانی دارند، بین اعضای سازمان فراگیر است و اکثریت کارکنان، سازمان را به آن صورت به تصویر می‌کشند. اگر بخواهیم جو سازمانی را به شخصیتِ فردی تشبیه کنیم هر سازمان، مانند هر فرد که دارای یک شخصیت منحصر به فرد است، دارای جو سازمانیِ ویژه‌ای است. شما با یکی دوبار ملاقاتِ فردی، نمی‌توانید به درک شخصیت او برسید و اگر کسی چنین ادعایی داشته باشد، می‌توانید درباره صحت و اعتبارِ آن شک کنید. علاوه بر این اگر توانستید در طول زمان، به ادراک شخصیت فردی دست پیدا کنید نمی‌توانید در اثر مشاهده خصوصیات جدید در او، در ادراک خود تجدید نظر اساسی کنید. برای مثال اگر فردی را در طول زمان به‌عنوان درون‌گرا شناخته باشید نمی‌توانید در اثر مشاهده علاقه او برای شرکت در برخی اجتماعات یا همکاری با بعضی گروه‌ها، ادراک خود درباره این فرد را تغییر دهید و وی را فردی برون‌گرا ارزیابی کنید.

بر همین قیاس، ویژگی های جو سازمانی نیز به صورت‌های مختلف تعیین و نام گذاری می‌شود که یکی از رایج‌ترین آنها تقسیم‌بندی بر روی پیوستاری است که یک سر آن «جو سازمانی دمکراتیک» (democratic organizational climate) و سر دیگر پیوستار «جو سازمانی بوروکراتیک» (bureaucratic organizational climate) قرار دارد.

انتظار می‌رود در جو سازمانی دمكراتيك كه آزادي فرد در انتخاب روش و محتوای كار بالاتر است، فرصت‌های افزايش سطح مداخله فردی در تعيين اهداف رشد حرفه‌ای بيشتر باشد. نتیجه تحقیقات نشان مي‌دهد كه در جو سازمانی بورکراتیک، جو تحريک‌كننده و مطلوبی در سازمان برای پشتبيانی از تلاش کارکنان برای حضور در فعاليت‌ها و اقدام به رشد حرفه‌ای وجود ندارد.

نتیجه: هر برنامه رشد حرفه‌ای، نیازمند باور و همراهی اعضای سازمان در امور مرتبط با رشد و توسعه خود است. پیش از برنامه‌ریزی برای رشد حرفه‌ایِ کارکنان سازمان خود، جو سازمانی را اندازه‌گیری و مختصات آن را تعیین کنید. برای مثال در جو سازمانی دمکراتیک، برنامه‌ریزی شما برای اقدام منابع انسانی به پیروی از برنامه رشد حرفه‌ای، به احتمال بیشتری موفقیت‌آمیز است. شاید گاهی دستیابی به هدف‌های برنامه رشد حرفه‌ای در جو سازمانیِ بوروکراتیک، خوش خیالی باشد.

مولفه دوم _ مشاركت

اهمیت مشاركت در هدف‌گذاری و اجرای برنامه‌های رشد حرفه‌ای، بر همه مدیران و کارشناسان خبره آموزش و توسعه منابع انسانی پوشیده نیست. انتقال تجربه‌هاي مفيد به همكاران و توجه به رشد ديگران از مهم‌ترين شاخص‌هاي مورد نظر در تعيين سطح مشاركت است.

مشارکت (participation) در علم مدیریت عبارت است از روش‌هایی که از طریق آن کارکنان بتوانند شایستگی‌ها و سرمایه انسانی خود را با منافع سازمان در هم آمیزند و فاصله بین منافع سازمانی و بهره فردی را حذف کنند.

در سازمانی که مشارکت در آن بالا است، کارها بر اساس روح جمعی و مشارکت عمومی پیش می‌رود؛ در مقابل، در سازمانی که مشارکت در ان بالا نیست، کارها بر اساس انجام وظیفه و تعهد به قرارداد انجام می‌شود.

نتیجه: یکی از ویژگی‌های رشد حرفه‌ای، نقش و اهمیت دیگران در توسعه شایستگی‌ها و ترمیم کاستی‌های هر عضو است. برنامه رشد حرفه‌ای، یک برنامه مستمر و جاری در فعالیت‌های روزانه اعضا است. در سازمانی که سطح مشارکت پایین است احتمال موفقیت برنامه رشد حرفه‌ای نیز پایین خواهد بود.

مولفه سوم _ پشتيبانی

سومین مولفه موثر در موفقیت طراحی و اجرای برنامه رشد حرفه‌ای، كيفيتِ نظام اداري و مدیریتی است كه از کارکنان براي تلاش و اقدام به رشد حرفه‌اي پشتیبانی مي‌كند و يا زمينه مناسب را به اين منظور فراهم می‌سازد.

منظور از پشتیبانی سازمانی، «تشخیص و مشارکت سازمان نسبت به حمایت و تأمین طرح و اقدامِ نیروهای انسانی به رشد حرفه‌ای در زمان مناسب و با کیفیتِ مطلوب است». همیشه پشتیبانی سازمان به «پول» محدود نمی‌شود و محدود به تامین مالی کارکنان در مسیر رشد حرفه‌ای آنها نیز نیست. برای مثال، ایجاد انگیزه‌های درونی برای کوشش در مسیر رشد حرفه‌ای از طریق نظام ارتقا، بهترین شیوه پشتیبانی سازمانی است. وقتی در سازمان، نظام ارتقا، بر اساس ارزیابی دقیق از شایستگی اعضا و عملکرد آنان تنظیم و قانونمند شده باشد، یکی از مساعدترین زمینه‌ها برای حضور و اقدام نیروهای انسانی به همراهی با برنامه‌های رشد حرفه‌ای فراهم شده است.

نتیجه: بهترین برنامه‌های رشد حرفه‌ای بدون در اختیار داشتن پشتیبانی مورد انتظار از سوی نظام اداری و پشتیبانی سازمان به شکست خواهد انجامید. به دقت نظر و تیزبینی زیادی نیاز دارید که به حد متعادلی از پشتیبانی از سوی سازمان و درگیر شدن و اقدام کارکنان به رشد حرفه‌ای دست یافته باشید. پشتیبانی از کارکنان باید بر اساس ارزیابی دقیق از میزان درگیری کارکنان در برنامه و دستاوردهای آنان صورت گرفته باشد، در غیر این صورت، یعنی اگر پشتیبانی بیشتر یا کمتر صورت گرفته باشد، هزینه و کوشش هایی که صورت می گیرد تاثیر مثبتی در اجرای برنامه های رشد حرفه‌ای نخواهد داشت.

مولفه چهارم _ شفافيت

قواعد سازماني و رهنمودهايي كه به صورت آیین‌نامه و شیوه‌نامه برای نظم بخشیدن به راهبردها و برنامه‌های رشد حرفه‌ای کارکنان تهیه شده است برای نیروهای انسانی باید بدون ابهام و قابل دسترسی و فهم باشد. وجود قواعد هدايت كننده اما در صورت نیاز، منعطف، انگیزۀ نیروهای انساني را در طراحي و اقدام به تعيين هدف‌هاي رشد حرفه‌اي افزایش مي‌دهد. در اینجا منظور از شفافیت (visibility) عبارت است از توانایی کارکنان در مشاهده و درک قواعدی که سازمان برای نظم بخشیدن و هدایت برنامه‌های رشد حرفه‌ای، وضع کرده است.

به بایگانی خود در موضوع رشد حرفه‌ایِ کارکنان نگاهی بیندازید. آیا به نظر شما این قواعد از قبل وجود داشته‌اند و در اختیار همه اعضا قرار گرفته‌اند؟ آیا کمبودی وجود دارد؟ آن ها کدامند و چگونه می‌توانند برطرف شوند؟

نتیجه: رشد حرفه‌ای نیازمند قواعدی است که از سردرگمی ناشی از تنوع و انعطاف بالای طرح‌ها و اقدامات مرتبط با آن پیشگیری کند و مجموعه فعالیت‌هایی که اعضا در مسیر تحقق برنامه‌های رشد حرفه‌ای دارند را نظم بخشد. نه فقط هر سازمانی به وجود قواعد روشن و بدون ابهام در این زمینه نیاز دارد که لازم است: 1) این قواعد در قالب آیین‌نامه و شیوه‌نامه‌های مشخص تدوین شود؛ 2) در اختیار همه اعضای سازمان قرار بگیرد؛ و 3) اطمینان حاصل شود که همه اعضا درک ثابت و معینی از قواعد دارند و فارغ از پیچیدگی‌هایی که از ادبیات خاص آیین‌نامه‌نویسان سرچشمه می‌گیرد، می‌توانند از قواعد موجود برای تحقق برنامه‌های رشد حرفه‌ای خود، کمک بگیرند.

مولفه پنجم _ نظارت

پنجمین و آخرین مولفه موثر در برنامه‌ریزی رشد حرفه‌ای، «نظارت» است. با نظارت بر طرح و اقدام کارکنان در رشد حرفه‌ای‌شان می‌توانید خطا در مراحل هدف‌گذاری و برنامه‌ريزی آن را به‌صورت زود هنگام تشخیص دهید و انتظار تحققِ يك برنامه موفق براي تمامی نیروهای انسانی را داشته باشید.

نظارت (supervision) در سازمان عبارت از فعالیت دوجانبه مدیر-کارمند است که مشخص می‌کند چگونه می‌توانیم از طریق تکنیک‌های اقناعی یا متقاعدکننده، بر نیروهای انسانی اثر بگذاریم؛ آن‌ها را برانگیزیم؛ و آن‌ها را برای موفقیت سازمان، راهنمایی کنیم. نه فقط برنامه رشد حرفه‌ای کارکنان، که هیچ برنامه مرتبط با منابع انسانی بدون «نظارت»، در زمان مورد انتظار و با ویژگی‌های مطلوب، به نتیجه نمی‌رسد.

نتیجه: اگر در سازمان، برنامه رشد حرفه‌ای دارید که اکنون بدون توجه به «نظارت» در حال اجراست، در اولین فرصت آن را متوقف کنید تا برای برنامه، مکانیسم نظارتی متناسب را طراحی کنید. چنانچه در حال برنامه‌ریزی برای اجرای برنامه‌های رشد حرفه‌ای هستید، سازوکارِ نظارت را برای آن در نظر بگیرید و با اطمینان از عمل کردنِ آن سازوکار، واردِ مرحله اجرا شوید.

باهم‌آموخته‌های پردیسانه

در این مقاله با اهمیت توجه به مولفه‌هایی آشنا شدید که مدیران و کارشناسان آموزش و بهسازی منابع انسانی نمی‌توانند بدون ملاحظه آن‌ها، یک برنامه رشد حرفه‌ای را طراحی و تدوین کنند. مولفه‌های مهم شامل «جو سازمانی»، «مشارکت»، «پشتیبانی»، «شفافیت»، و «نظارت» معرفی و مفهوم‌پردازی شدند و نتیجه توجه به آن در فرایند برنامه‌ریزی رشد حرفه‌ای مورد نظر قرار گرفتند. در این رابطه دو نکته زیر درس‌های مهمی برای شما در برخواهد داشت:

درس 1. در طراحی و اجرای «برنامه رشد حرفه‌ای»، مولفه‌های مداخله‌گری وجود دارند که بدون توجه به آنها نمی‌توان در سازمانِ خود، انتظار دستیابی به هدف از هر برنامه رشد حرفه‌ای داشت؛

درس 2. هر سازمان، ویژگی‌های منحصر به فردی دارد که به یکی یا چند تا از مولفه‌های پنج‌گانه حساسیت بیشتری نشان می‌دهد. بنابراین این 5 مولفه را برای برنامه‌ریزی رشد حرفه‌ای در سازمان خود، مشابه سایر سازمان‌ها در نظر نگیرید و اولویت‌بندی میزان توجه به هر یک از آن‌ها را منوط به شناخت دقیق از ویژگی‌های سازمان خود بدانید.