چگونه می‌توانیم از علم آینده‌پژوهی، برای ساختن آینده خود استفاده کنیم؟
با نمره بد ارزیابی عملکردم چه کنم؟
تا به حال در زندگی برای همه ما بارها اتفاق افتاده که از نتیجه ارزیابی‌مان راضی نبوده‌ایم. شاید سابقه این موضوع از زمانی شروع شده باشد که در خانه، در دوران کودکی به ازای کار مثبتِ خود، از پدر و مادر، تشویق مناسب دریافت نکرده باشیم. این تجربه می‌تواند تا مدرسه که انتظار نمره عالی داشته‌ایم و آنرا از معلم نگرفته‌ایم، یا تا سازمان که ارزیابی عملکردمان منجر به نتیجه غیر منتظره‌ای شده است، ادامه پیدا کرده باشد. واکنش‌های ما به این نتایج، اغلب به نگاه ما درباره شایستگی‌های خودمان؛ باور ما به نگاه بی‌طرفانه و عدالت‌جوی ارزیاب؛ و اطلاعاتی که درباره دقیق بودن سیستم ارزیابی داریم، بر می‌گردد.
شاید آنچه در این تجربه‌ها، کمتر به آن توجه کرده‌ایم این بوده است که آگاه شدن از نمره بد یا رتبه غیردلخواه، به معنی پایان یافتن کار، و قطعی شدن دستاورد ارزیابی برای ما نیست. ارزیابی دو بُعد زمانی دارد که یک بُعدِ آن تا اعلام نتیجه و بُعدِ دیگر آن به زمان پس از اعلام نتیجه بر می‌گردد. ساده‌ترین و البته کم‌اثرترین اقدام شما در بُعد دوم، اعتراض به نتیجۀ اعلام شده است. چون اعتراض به نتیجه به‌طور غیرمستقیم اعتراض به سیستم ارزیابی و حتی به شخص ارزیاب است، معمولاً موجب واکنش هیجانی ارزیاب می‌شود و اغلب نتیجه‌ای جز افزایش تنش و تشدید وخامت وضعیت برای هر دو طرف و بیش از همه، ارزیابی‌شونده ندارد.
«پردیس توسعه انسانی»، با نگاه مشورتی و البته توسعه‌آفرین خود، با ورود به حوزه‌های کلیدی مباحث سازمان و مدیریت، قصدِ کمک به بهبود فرهنگ سازمانی، و آرامش و رشد نیروهای انسانی را دارد. این مقاله نیز با هدف کمک به شما در بهبود نتیجه ارزیابی عملکرد سازمانی‌تان پس از اعلام نتایج، تهیه شده است. اگر نظر یا پیشنهاد اصلاحی یا تکمیلی دارید با ما در میان بگذارید.
اعلام نتیجه ارزیابی، به معنای اتمام کار نیست
با اعلام نتیجه ارزیابی، فقط نیمی از مراحل فرایند ارزیابی به پایان رسیده است. آیا بر اساس تجربه شما، نتیجه ارزیابی، در هر صورت مساوی با نارضایتیِ کارمند است؟ یا اعلام نتیجه ارزیابی، به معنی تمام شدن کار و شروع یک تنش جدید است؟ با این قرائت، ارزیابی را دیدن، چیزی جز دشمن‌تراشی، و کندن گودال آرامش و آسودگی خود در سازمان و در محیطِ کار نیست.
ارزیابی عملکرد، فرایند پیچیده و دشواری است که معمولاً مدیران از انجام آن طفره می‌روند و کارکنان، به آن تن نمی‌دهند! این فرایند مراحلی دارد که بدون برقراری ارتباط بین مدیر و کارمند به خوبی و به شکلی قابل اطمینان، انجام نمی‌گیرد. برای مثال یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های ارزیابی، تعیین انتظارات و ارتقای روابط کاری است که این ویژگی جز از طریق رابطه مثبت و سازنده بین مدیر و کارمند، محقق نمی‌شود. اما به جای اینکه چنین رابطه‌ای ایجاد شود و برقرار باشد، ارزیابی در قالب جلسات تصمیم‌گیری انفرادی، و یا ارزیابی کتبی، انجام می‌شود. این روش‌های غلط ارزیابی که در سازمان‌های ما رواج دارد، باعث وارد شدنِ آسیب‌های جدی به سازمان و به تمامی اعضا، خواه مدیر یا کارمند خواهد شد.
به ارزیابیِ عملکرد، به چشم یک مزاحم و موضوعِ ناراحت‌کننده نگاه نکنید؛ زیرا ممکن است دستاوردهای مثبت کاری شما را پوشش دهد و بر محورهایی تمرکز کند که به بهبود عملکرد شما ختم شود. از سوی دیگر ممکن است نگرانی‌هایی درباره عادت‌های نامناسب کاری شما را نشان دهد؛ در هر یک از این دو صورت، واکنش شما چگونه خواهد بود؟ واکنشی که به نتایج ارزیابی‌ها خواهید داشت، قسمت اصلی اثراتی است که نمره خوب یا بد ارزیابی نصیب شما خواهد کرد.
حالا فرض کنیم، در حق ما ظلم شده است و مدیران و کارشناسان، هنگامِ بررسی عملکرد ما اشتباه کرده‌اند؛ در این صورت باید چه کنیم؟ پیش از ارایه راه‌هایی که وجود دارد بیایید مرور کوتاهی بر عناصر کلیدی ارزیابی و مشکلات رایج آن داشته باشیم. برای اینکه از این فعالیت مهم در همه سازمان‌ها نتیجه بهتری بگیریم و دید ما درباره ارزیابی به‌عنوان موضوعی ناراحت‌کننده تغییر کند، یک راه، «دانستن» و کسب اطلاعات بیشتر است.
از ارزیابی عملکرد بیشتر بدانیم
هر سیستم ارزیابی عملکرد باید دارای 6 عنصر یا جزء باشد:
اهداف معین. وجود هدف‌های روشن و معین که دارای شاخص‌های کلیدی عملکرد است، برای کمک به تصویرسازی از عملکرد نیروی انسانی، ضروری است.
بازخورد مستمر. بازخورد دقیق، منسجم و فعال برای رشد کارکنان بسیار مهم است. این چالش سطل آب یخ نیست که یک باره نتیجه ارزیابی را بر سر کارمند آوار کنیم. سازمان در یک فرآیند ارزیابی عملکرد باید اطمینان حاصل کند که بازخورد کافی به کارکنان داده می‌شود تا آنها از سهم و تأثیر کلی خود بر سازمان مطلع شوند. این امر باعث می‌شود کارکنان، در طول فرایند ارزیابی که معمولاً سالانه است، فرصت کافی برای بهبود عملکرد و اصلاح رفتار داشته باشند.
انعطاف‌پذیری. هر سیستم ارزیابی عملکرد باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا در برابر تفاوت‌ها، رفتار درستی نشان دهد.
نگاه مبتنی بر شاهد. ارزیابی عملکرد افراد باید بر اساس شواهدی که در رابطه بین کارمند و مدیر یا سرپرست رد و بدل شده است، مشخص شود. سرپرستان نباید ارزیابی را بدون شواهد زنده، که از طریق رابطه مستقیم با کارمند به دست می‌آید انجام دهند.
مزایا و پاداش‌ها. برای افزایش انگیزه، بهره‌وری و احساس تعلق کارکنان، سازمان باید از یک سیستم روشن پاداش برای افزایش مشارکت کارکنان استفاده کند.
خود ارزیابی. سازمان به کمک خودارزیابی، می‌تواند مسئولیت‌پذیری کارکنان را افزایش دهد. کارکنان از این طریق، مسئولیت پیشرفت خود را بر عهده می‌گیرند؛ عملکرد خود را نظارت می‌کنند؛ و رتبه یا بازخورد داده شده به خود را به چالش می‌کشند. این امتیازات در صورتی از خودارزیابی به‌دست می‌آید که امتیاز آن در سیستم کلی عملکرد نیروی انسانی، امتیاز کافی و معنی‌داری باشد.
ارزیابی عملکرد نقش مهمی در هر سازمان ایفا می‌کند و به‌طور یکسان مزایای زیادی برای کارفرمایان و کارکنان دارد. با این حال، مشکلات متعددی نیز ممکن است در نتیجه آن ایجاد شود. برای جلوگیری از افتادن در گرداب این مشکلات، آگاهی از آنها، احتمال وقوع بسیاری از مسائل رایج ناشی از ارزیابی ضعیف عملکرد، و اشتباهاتی که معمولاً مدیران مرتکب می‌شوند را کاهش می‌دهد.
از مشکلات رایج در ارزیابی عملکرد چه می‌دانید؟
مشکلات متعددی در ارزیابی عملکرد وجود دارد که بسیاری از آنها به تعصبات خود ما مربوط می‌شود. با این حال، هرچه بیشتر از چنین سوگیری‌هایی آگاه باشیم، شناسایی و جلوگیری از تأثیر منفی آنها، آسان‌تر است.
تعصب ارزیاب
تعصبات یک ویژگی ذاتی انسان است. تحقیقات نشان می‌دهد که ما تصمیمات خود را بیشتر بر اساس تعصبات خود می‌گیریم تا بر پایه حقایق و منطق. هنگام انجام ارزیابی عملکرد، ممکن است ارزیاب، آگاهانه یا ناآگاهانه، تعصب به نفع یا علیه یک کارمند را فرموله کند و در نتیجه بر نتیجه ارزیابی عملکرد تأثیر بگذارد.
اثر هاله‌ای
اثر هاله‌ای به فرآیندی اشاره دارد که طی آن یک ارزیاب، ویژگی یک کارمند مانند ویژگی شخصیتی، خصیصه فیزیکی، یا تجربه کاری قبلی را در نظر می‌گیرد و قضاوت خود را بر همان جنبه استوار می‌کند. برای مثال، اگر یک کارمند همیشه عملکردی بالاتر از حد انتظار داشته باشد، مدیر ممکن است به اشتباه، این ویژگی او را به سایر جنبه‌های عملکرد او تعمیم دهد.
بازه‌های طولانی بین ارزیابی‌ها
بازه زمانی طولانی بین ارزیابی‌ها هم یک مشکل رایچ است. سازمان‌ها معمولاً ارزیابی‌های خود را سالی یک بار انجام می‌دهند. اگر بازخورد وجود نداشته باشد، ارزیابی سالانه، به این معنی است که کارکنان درباره کار خود، بازخورد مستمر و فوری دریافت نمی‌کنند. این مشکل باعث می‌شود برخی از کارکنان احساس ناامیدی یا سردرگمی کنند زیرا نمی‌توانند تشخیص دهند که آیا از نگاه مدیر، در طول سال، در حال بهبود عملکرد خود هستند یا نه؟
بی‌توجهی به قدرشناسی
یکی دیگر از مسایل مهم در ارزیابی عملکرد این واقعیت است که بسیاری از مدیران بر جنبه‌های منفی عملکرد کارمند تمرکز می‌کنند نه مثبت! هنگام ارزیابی، نتایج باید به شکل سازنده‌ای ساختار پیدا کند که در آن از کوشش‌های افراد، حس قدردانی ایجاد شود. ارزیابی‌ها باید به‌نحوی ارایه شود که بر سطح بهره‌وری کارکنان تأثیر بگذارد؛ و این از طریق قدردانی از تلاش‌های کارکنان تحقق پیدا می‌کند.
اگر فکر می‌کنید بررسی عملکرد شما اشتباه است، باید چه کنید؟
منبع اصلی مشاجره بین مدیران و کارمندان بر سر ارزیابی عملکرد ناشی از ظرفیت بی‌نهایت انسانی برای خودفریبی است: همه ما فکر می‌کنیم بهتر از چیزی هستیم که واقعاً هستیم. تحقیقات نشان داده است که افراد در ارزیابی کیفیت عملکرد خود به‌شدت دچار اشتباه می‌شوند. گاهی دیده‌اید که هر چه عملکرد یکی از همکاران شما ضعیف‌تر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که او خود-ارزیابی بالاتر و البته نادرستی از خود داشته باشد! اولین قدم این است که بپذیریم که ممکن است حق با ارزیاب یا مدیر ما باشد! با توجه به این واقعیت، حالا بیایید ببینیم در برخورد با نتیجه غیرمنتظره از ارزیابی، انتخاب‌های شما ممکن است چه باشند؟
با در نظر گرفتن این موضوع، هنگام تصمیم‌گیری برای به چالش کشیدن رتبه پایین، معمولاً سه انتخاب دارید:
انتخاب فرضیِ اول. رئیس من ممکن است درست بگوید. من از این نتیجه ناامید هستم، اما آنرا می‌پذیرم و هر تغییری که برای رسیدن به رتبه بالاتر در سال آینده لازم است را انجام می‌دهم.
انتخاب فرضیِ دوم. لعنت به شیطان! با سرعت کامل به پیش! نتیجه این ارزیابی اشتباه است، من آماده‌ام برای تغییر آن هر کاری که لازم است انجام دهم.
انتخاب فرضیِ سوم. من دیگر اینجا نمی‌مانم!
در هر حالت، شاید یک واکنش منطقی این باشد که از خودمان بپرسیم: “آیا راه‌هایی وجود دارند که سال آینده بتوانم کمک ارزشمندتری به سازمان داشته باشم“؟
اما اگر نظر مدیر اشتباه باشد چه؟ اگر فکر می‌کنید بررسی عملکرد شما اشتباه است، اعتراض کنید! ساده‌ترین شکل مشکلات ارزیابی عملکرد، ناشی از ارزیابی مدیر با استفاده از شواهد نادرست است. به چالش کشیدن ارزیابی یک مدیر، حتی وقتی داده‌ها به وضوح نشانه عملکرد ضعیف کارمند است، همیشه موضوعی است که کارمند را غلغلک می‌دهد. در هر حال، به شما اکیدا توصیه می‌کنیم که احتیاط کنید! گفتن این جمله به مدیرتان که: “شما اشتباه می‌کنید“، آسان نیست. این واقعیت را در نظر بگیرید که معمولا مدیران از پیش آمادگی شنیدن اعتراض شما را دارند و به همین دلیل برای ارزیابی شما وقت گذاشته‌اند و سرمایه‌گذاری کرده‌اند. برای بسیاری از مدیران، ارزیابی عملکرد، یک فعالیت زمان‌بر، پرهزینه، و از نظر احساسی سخت است. در عین حال اعتراض به نتیجه حق هر کارمندی است و با مراعات همه جوانب، ارزش خود را دارد.
پیشنهاد ما به شما این است که جلسه اعتراض به نتیجه ارزیابی‌تان را با مضمونِ زیر به پایان ببرید:
“نتیجه این ارزیابی برای من یک شگفتی واقعی است. من می‌خواهم در مورد آنچه گفته‌اید و گزارش کرده‌اید فکر کنم و شاید قبل از رسمی و تایید شدن نتیجه ارزیابی با شما صحبت دیگری داشته باشم. آیا می‌توانم یکی دو روز دیگر به شما مراجعه کنم“؟
بیانِ این مضمون به مدیر شما این نکته را گوشزد می‌کند که شما نگران دقت ارزیابی هستید. وقتی در جلسه بعد با مدیر خود نشستید، یکی از دو کار را انجام دهید. 1) این واقعیت را تصدیق کنید که ارزیابی به‌عنوان یک تجربه یادگیری مهم یا زنگ بیدارباش بوده و از او کمک بخواهید تا بدانید چگونه می‌توانید طی 12 ماه آینده سهم ارزشمندتری داشته باشید؛ 2) به مدیر بگویید که ارزیابی را با دقت بررسی کرده و پس از تاملِ جدی به این نتیجه رسیده‌اید که رتبه شما می‌تواند تعدیل شود. برای این ادعا، شواهد و مثال‌هایی را ارایه دهید، به خاطر داشته باشید که موفقیت در تغییر رتبه، بدون در نظر گرفتن شواهد بعید است. مهم نیست نتیجه تغییر خواهد کرد یا نه؟ مذاکره را در سطح حرفه‌ای نگه دارید. مدیر شما مسئول احساسات شما نیست.
یک نکته مهم: آنچه در بالا گفتیم همه با قبول این فرض است که مدیر شما احتمالاً بی‌کفایت نیست؛ عمدا دروغ نمی‌گوید؛ و بدخواهانه رفتار نمی‌کند- البته همیشه اینطور نیست! اگر ارزیابی ضعیف از عملکرد شما ناشی از این باشد که مدیرتان، واقعاً بی‌کفایت است؛ به موفقیت شما حسادت می‌ورزد؛ یا صادق نیست، باید در مورد انتخاب‌های سه‌گانه بالا خود محاسبه متفاوتی انجام دهید. اما خوشبختانه، این موارد نادر است.
چگونه در ارزیابی عملکرد از خود دفاع کنید؟
اگر از نتیجه ارزیابی عملکرد خود راضی نیستید و تصمیم دارید با مدیر خود درباره آن مذاکره کنید این نکته اهمیت دارد که صحبت را مؤدبانه و سازنده نگه‌دارید. این امر به شما کمک می‌کند تا بعد از جلسه، رابطه سالمی با مدیر خود داشته باشید. برای بسط بیشتر بحث درباره روش‌های مواجهه درست با ارزیابی عملکرد ضعیف‌تان، از نگاه «پردیس توسعه انسانی» دست کم 8 استراتژی وجود دارد که می‌توانید از آنها برای دفاع از خود در بررسی نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد استفاده کنید:
1. آرامش خود را حفظ کنید
صرف نظر از اینکه چه می‌خواهید بگویید، حفظ آرامش می‌تواند عامل مهمی در دفاع موفق در بررسی از نتیجه ارزیابی عملکرد باشد. آرامش به حفظ صحبت دوستانه و سازنده کمک می‌کند، و یک گفتگوی دوستانه به موفقیت بیشتر منجر می‌شود. از حالت تدافعی گرفتن یا احساساتی شدن بپرهیزید و در عوض سعی کنید هنگام بحث، آرام، مودب، و سنگین باشید. نفس‌های عمیق یا نوشیدن آب می‌تواند به شما کمک کند آرام بمانید- هرچند شاید اینها نشانه استرس باشد.
2. گوش کنید و تأمل نمایید
این می‌تواند ایده خوبی باشد که بررسی نتایج را به‌عنوان یک گفتگو با مدیرتان در نظر بگیرید که توسط داور هدایت می‌شود. حتی اگر سؤالی پیش آمده است، یا با بخش‌هایی از گفته‌های مدیر مخالف هستید، با دقت گوش دهید و یادداشت‌برداری کنید تا جزییات بازخورد را مستند کنید. مراقب قطع صحبت‌ها باشید و در عوض به مدیر اجازه دهید تا فرایند را توضیح دهد.
3. روی آینده تمرکز کنید
اگر بررسی عملکرد شما منفی‌تر از چیزی است که انتظارش را داشتید، به این موضوع فکر کنید که اگر اعتراضی هم دارید، برای‌تان اهمیت دارد که روی نحوه بهبود عملکرد خود در سال آینده تمرکز کنید. ممکن است از بررسی نتایج ارزیابی این دوره، به‌عنوان فرصتی برای درک بهتر انتظارات استفاده کنید. می‌توانید پیشرفت‌هایی که در گذشته داشته‌اید را به‌عنوان نمونه‌ای از خصوصیت خود برای تغییرپذیری و توانایی بهبود خود در آینده مطرح کنید.
4. سؤالات مشخص و روشنگر بپرسید
اگر مدیرتان بازخورد مبهمی به شما داده است، سوال کنید و از او مثال روشنی را بخواهید. در اینجا بهتر است توضیح دهید که دلیل درخواست‌تان این است که دوست دارید این رفتار را دقیق‌تر بشناسید و در آینده مشکلات آن را برطرف کنید. علاوه بر این از مدیر خود بخواهید تا برای بهبود عملکردتان توصیه یا پیشنهادات خاصی به شما داشته باشد. اگر خودتان هم ایده‌هایی برای بهبود عملکردتان دارید، آنها را به پیشنهادات مدیر خود متصل کنید تا یک برنامه اقدام مشترک پیدا کنید.
5. دفاعیات خود را با شواهد پشتیبان ارایه دهید
در صورت امکان، مثال‌ها و شواهد خاصی ارایه دهید که تأثیر مثبت و سازنده شما در شغل و محیط کار در گذشته را نشان دهد. چند نمونه از شواهد خاصی که ممکن است تهیه کنید و با خود همراه داشته باشید عبارتند از:
- گزارش داده‌های عملکرد یا آماری از عملکرد
- ارایه نمونه خاصی از کار دقیق یا چشمگیر
- ایمیل‌ها یا پیام‌هایی که حاوی بازخورد مثبت هستند
- ایمیل‌ها یا پیام‌هایی که نشان می‌دهد شما به همکارتان کمک کرده‌اید
- اسناد بررسی عملکرد مثبت گذشته
6. به بازخورد قبلی مراجعه کنید
اگر اولین باری است که ضعف عملکرد شما گزارش شده است می‌توانید به آخرین باری که مدیرتان به شما بازخورد داده است اشاره کنید و از او بپرسید که چرا این ضعف را در آن زمان، حینِ بازخورد مطرح نکرده است که شما فرصت بهبود داشته باشید؟ اگر می‌خواهید از این استراتژی استفاده کنید دقت کنید که به‌جای استفاده از ضمیر «شما»، از ضمیر «من» استفاده کنید. به‌عنوان مثال، به‌جای گفتن “قبلاً هرگز به این موضوع اشاره نکرده‌اید“، بگویید: “به یاد نمی‌آورم که این موضوع در جلسه بازخورد ماه گذشتۀ ما مطرح شده باشد“.
7. از زبان متفکرانه استفاده کنید
در وارسیِ نتایجِ ارزیابی عملکرد، زبان مودبانه و عینی به احتمال زیاد به شما کمک می‌کند تا نکات خود را به‌شکل اثرگذارتری بیان کنید. به جای گفتنِ “این تقصیر من نیست”، “این عادلانه نیست”، و “این وظیفه من نبوده است”، از این عبارات مثبت و راه‌حل محور استفاده کنید: “من قبلاً در مورد آن نمی‌دانستم،” یا “من می‌خواهم وظایف‌ام را بهتر بفهمم.”
8. روی نکات مثبت تمرکز کنید
همان‌طور که در بررسی نتایج ارزیابی از خود دفاع می‌کنید، گفتگو را به‌سمت جنبه‌های مثبت عملکرد خود متمرکز کنید. می‌توانید از مدیرتان برای هر بازخورد مثبت تشکر کنید و به موفقیت‌هایی اشاره کنید که داشته‌اید و در ارزیابی به آنها توجه نشده است. این استراتژی برای ایجاد تعادل در گفتگو مفید است.
جمع‌بندی
در این درس با برخی مفاهیم پایه درباره ارزیابی عملکرد؛ اطلاعات مهم درباره این ارزیابی؛ برخی از مشکلات رایج در ارزیابی؛ و با راه‌هایی که باید به کمک آنها از عملکرد خود دفاع کنید آشنا شدید. ناراضی بودن و حتی ناراحتی شما از نتیجه ارزیابی عملکردتان قابل درک و دفاع است، اما توجه کنید که به جای رفتار عجولانه، رفتار منطقی و منصفانه‌ای داشته باشید. در این صورت، امکان بهبود نتایج ارزیابی شما در سال‌های آینده وجود دارد. در غیر این صورت آماده باشید که هر سال همین آش و همین کاسه باشد!
برای مشاهده کامل درس، لطفا وارد حساب کاربری خود شوید
این اثر مشمول قانون حق مالکیت معنوی و استفاده از محتوای آن بدون اجازه پردیس توسعه انسانی غیرقانونی است.
تولید کننده محتوی:
دکتر محمدرضا آهنچیان
جدید‌ترین‌‌های پردیس
عادت‌هایت را اینگونه بشناس
روی پای خودت به هر چی می‌خوای برس
این داستان: توسعه منابع انسانی به روش مربی پرورش اندام
51 شاخص، تعریف، مصداق، و سوالِ مصاحبه استخدامی
چگونه می‌توانیم از علم آینده‌پژوهی، برای ساختن آینده خود استفاده کنیم؟
عادت‌هایت را اینگونه بشناس
روی پای خودت به هر چی می‌خوای برس
این داستان: توسعه منابع انسانی به روش مربی پرورش اندام
51 شاخص، تعریف، مصداق، و سوالِ مصاحبه استخدامی
پردیس در شبکه اجتماعی
© ۱۴۰۰-۱۴۰۱ تمام حقوق این سایت به گروه پردیس توسعه انسانی به راهبری دکتر محمدرضا آهنچیان تعلق دارد.
باز نشر مطالب و دوره های رایگان پردیس توسعه انسانی با ذکر منبع و درج لینک سایت پردیس، مجاز است.
Translate »